Connexions aux portails fournisseurs

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Aperçu

Plutôt que d’attendre qu’un fournisseur envoie sa facture par courriel, Smartbills peut se connecter à son portail de facturation et la récupérer lui-même. Connectez le compte une fois, définissez une fréquence, et les factures arrivent sans que personne ait à les transférer. Les connexions se trouvent sur la page de chaque fournisseur. Les Administrateurs financiers et les Administrateurs peuvent les gérer.

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Comment fonctionne une connexion

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Traitement des identifiants

Chaque connexion a un propriétaire, que vous pouvez réattribuer. Certains portails acceptent aussi une liaison par jeton plutôt que des identifiants stockés, ce qui évite de conserver un mot de passe lorsque le fournisseur le permet.

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Connecter un fournisseur

Ouvrez le fournisseur et ajoutez une connexion. Le formulaire est généré à partir du schéma d’identifiants du fournisseur : remplissez ce qui est demandé. Les portails exigent souvent une adresse de connexion et un identifiant de compte en plus du nom d’utilisateur et du mot de passe.

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Les exécutions

Chaque connexion conserve l’historique de ses exécutions. En ouvrant une exécution, vous voyez ce qui s’est passé, les factures produites et des captures d’écran prises pendant la session. Ces captures sont importantes. Lorsqu’une exécution échoue, elles montrent ce que le portail affichait réellement, ce qui suffit généralement à diagnostiquer un mot de passe changé, une acceptation de conditions ou une étape de vérification inattendue, sans passer par le support.

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Répondre à une exécution en cours

Une exécution peut se mettre en pause et demander un élément que vous seul pouvez fournir, par exemple un code de vérification. Les exécutions acceptent des interactions tant qu’elles sont ouvertes : vous pouvez donc répondre et les laisser se poursuivre plutôt que de tout recommencer. Une exécution bloquée ou devenue inutile peut être annulée.

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Fréquence

Chaque connexion a sa propre fréquence, qui détermine à quel rythme Smartbills vérifie l’arrivée de nouvelles factures. Alignez-la sur le cycle de facturation du fournisseur. Vérifier quotidiennement une facture mensuelle ajoute de la charge sans rien apporter.

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Connecter des comptes pendant un import

L’import de fournisseurs accepte des identifiants à côté de la fiche fournisseur : vous pouvez donc créer une liste de fournisseurs et connecter leurs portails en une seule opération. Ajoutez ces colonnes à votre fichier : L’import accepte les formats CSV, XLSX et XLSM. Téléchargez le modèle depuis la fenêtre d’import plutôt que de composer la ligne d’en-tête à la main.

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Lire le résultat d’un import

L’import rend compte ligne par ligne, et les résultats méritent d’être compris avant de le lancer sur une longue liste :

• Créé : un nouveau fournisseur a été ajouté.
• Existait déjà : la ligne correspondait à un fournisseur que vous aviez déjà, par site web ou par nom. Le fournisseur existant a été réutilisé et ses informations n’ont pas été modifiées. L’import n’écrase jamais une fiche existante.
• Connecté : les identifiants ont été acceptés et le compte est actif.
• Connexion refusée : le fournisseur a été créé mais ses identifiants ont échoué. Connectez-le depuis sa propre page.
• Connexion ignorée : ce fournisseur avait déjà une connexion.

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Déconnecter

Supprimer une connexion arrête les exécutions futures et efface les identifiants conservés. Les factures déjà récupérées ne sont pas affectées.

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Voir aussi