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Introduction

L’exportation de rapports de dépenses vous permet de télécharger les données du rapport pour votre logiciel comptable, pour vos propres dossiers ou pour les partager avec des parties prenantes externes. Smartbills prend en charge plusieurs formats d’exportation, chacun adapte à un usage different.

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Exporter un rapport individuel

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Ouvrir le rapport

Naviguez vers Mes Rapports de Dépenses dans la barre latérale et cliquez sur le rapport que vous souhaitez exporter. Vous pouvez exporter des rapports dans n’importe quel statut (Brouillon, Soumis, Approuvé, Remboursé).
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Cliquer sur Exporter

Cliquez sur le bouton Exporter dans le coin supérieur droit de la page de détail du rapport.
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Choisir votre format

Sélectionnez le format d’exportation qui correspond à vos besoins :
  • PDF: Un document formate qui inclut tous les détails des dépenses et les images des reçus. Ideal pour les dossiers, les audits et le partage avec les approbateurs ou parties externes.
  • CSV: Un fichier de valeurs séparées par des virgules contenant les données de dépenses en format tabulaire. Ideal pour l’importation dans les logiciels comptables comme QuickBooks, Xero ou Sage.
  • Excel: Un tableur formate avec des en-tetes de colonnes, des types de données et des totaux. Utile pour des analyses supplémentaires ou des rapports personnalisés.
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Télécharger le fichier

Le fichier est généré et téléchargé sur votre ordinateur. Selon le format, le fichier inclut :

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Exporter depuis la liste des rapports

Vous pouvez aussi exporter directement depuis la vue en liste des rapports sans ouvrir un rapport spécifique :
  1. Naviguez vers Mes Rapports de Dépenses
  2. Trouvez le rapport que vous souhaitez exporter dans la liste
  3. Cliquez sur le menu à trois points (menu d’actions) à droite de la ligne du rapport
  4. Sélectionnez Exporter et choisissez votre format

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Détails des formats d’exportation

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Exportation PDF

L’exportation PDF produit un document complet qui inclut :
  • Titre du rapport, justification d’affaires et plage de dates
  • Nom de l’employé et date de soumission
  • Un tableau de toutes les dépenses avec les montants, catégories et dates
  • Les images des reçus joints en pages annexes
  • Totaux du rapport et repartition par devise
Ce format est ideal pour l’archivage, les pistes d’audit et le partage avec des parties prenantes qui n’utilisent pas Smartbills.

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Exportation CSV

Le fichier CSV contient une ligne par dépense avec les colonnes suivantes : Les fichiers CSV peuvent être importes directement dans la plupart des systèmes comptables et ERP.

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Exportation Excel

L’exportation Excel contient les mêmes données que le CSV mais inclut :
  • En-tetes de colonnes formates
  • Types de données appropries (dates, devises)
  • Une ligne de totaux en bas
  • Des feuilles séparées pour le résumé et les détails (le cas echeant)

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