Aperçu
Il existe quatre façons d’ajouter une dépense depuis l’application web, toutes derrière le bouton Téléverser de l’en-tête. Les reçus que vous téléversez sont lus automatiquement : le commerçant, le montant, la date, la devise et les taxes sont renseignés pour vous.
Vous pouvez aussi déposer un fichier sur n’importe quelle page : la fenêtre de téléversement s’ouvre avec le fichier déjà joint.
Contraintes de fichier
Formats acceptés : PNG, JPG, PDF et fichiers courriel (
.eml, .msg).
Taille maximale : 5 Mo par fichier.
Maximum par téléversement : 10 fichiers.Téléverser un reçu
1
Ouvrir la fenêtre de téléversement
Sélectionnez Téléverser dans l’en-tête, puis Téléverser un reçu.
2
Ajouter vos fichiers
Déposez les fichiers dans la fenêtre ou parcourez votre ordinateur. Chaque fichier est vérifié avant traitement, et tout refus est signalé avec sa raison, pour que vous puissiez le remplacer sans perdre les autres.
3
Indiquer qui a payé
Choisissez s’il s’agit d’une dépense personnelle à vous rembourser, ou d’une dépense payée directement par l’entreprise. Cela change ce qui vous sera demandé ensuite. Voir Dépenses d’entreprise et personnelles.Lancer le téléversement depuis la page Dépenses d’entreprise présélectionne « payé par l’entreprise ».
4
Ajouter des informations
Vous pouvez définir une catégorie, rattacher la dépense à un rapport et ajouter une note. Vous pouvez aussi le faire plus tard.
5
Téléverser
Les fichiers sont envoyés puis mis en file pour lecture. La fenêtre se ferme et le traitement se poursuit en arrière-plan : vous pouvez continuer à travailler.
Après le téléversement
La lecture d’un reçu prend quelques instants et se produit après la fermeture de la fenêtre. Vos dépenses apparaissent dans l’onglet Traitement jusqu’à ce qu’elles soient prêtes, puis rejoignent votre liste avec les données extraites. En cas de problème, la dépense reste dans Traitement avec une erreur plutôt que de disparaître. Voir Traitement et échecs.Vérifier les données extraites
La lecture est fiable mais pas infaillible. Ouvrez la dépense et confirmez le commerçant, le montant, la date, la devise et le détail des taxes par rapport à l’image du reçu affichée à côté. Corrigez directement les champs erronés. Voir Modifier une dépense.Créer une dépense manuellement
Lorsqu’il n’y a pas de reçu, choisissez Téléverser, puis Créer une dépense. Vous saisissez vous-même les informations : fournisseur, montant, date, catégorie et taxes, avec des lignes de détail et des frais si nécessaire.De nombreuses politiques d’approbation exigent un reçu. Une dépense créée manuellement n’a pas de pièce jointe, et le rapport auquel elle appartient signalera « Reçu manquant » avant la soumission. Joignez un document par la suite si vous le pouvez.
Transférer par courriel
Choisissez Téléverser, puis Transférer par courriel pour voir les adresses de votre entreprise. Transférez un courriel de reçu à la bonne adresse et la dépense est créée.
Le corps du message et ses pièces jointes sont lus : un reçu dans le message fonctionne aussi bien qu’un PDF joint.
Si le téléversement est bloqué
Deux limites peuvent l’empêcher, et chacune affiche une explication.Quota mensuel de reçus atteint
Quota mensuel de reçus atteint
Votre forfait inclut un nombre de reçus par mois. Une fois atteint, le téléversement est bloqué jusqu’à la période suivante ou jusqu’à une montée en gamme. Consultez votre consommation dans Paramètres > Espace de travail > Utilisation.
Paiement en souffrance
Paiement en souffrance
Une facture d’abonnement impayée bloque les téléversements pour toute l’entreprise. Un Administrateur peut régulariser dans Paramètres > Espace de travail > Facturation.
Téléverser plusieurs reçus
Sélectionnez jusqu’à 10 fichiers à la fois, ou déposez-les ensemble. Chacun devient une dépense distincte et ils sont lus en parallèle. La catégorie, le rapport et la note définis dans la fenêtre s’appliquent à tous, et vous pourrez ajuster chaque dépense ensuite.Et ensuite
Traitement et échecs
Suivre et relancer les reçus en cours de lecture
Entreprise ou personnel
Ce que change le fait que l’entreprise ait payé
Modifier une dépense
Corriger les données extraites
Créer un rapport
Regrouper les dépenses pour remboursement