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Aperçu

Une facture passe par une série d’états définis, du brouillon au paiement. Chaque état n’autorise que certaines actions, ce qui empêche qu’une facture non approuvée soit programmée au paiement.

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Les états

Les factures échues et impayées apparaissent aussi comme En retard, ce qui découle de la date d’échéance plutôt que d’un état distinct.
Payée et Marquée payée sont volontairement différentes. Payée signifie que Smartbills a exécuté le paiement et en conserve la trace. Marquée payée signifie que vous avez indiqué un règlement effectué ailleurs, par chèque ou virement direct. Les deux clôturent la facture, mais une seule porte une piste de paiement.

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La liste

Les factures sont réparties en onglets correspondant à l’endroit où se trouve le travail :

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Les actions

Fait passer un brouillon dans la file d’approbation.
Autorise la facture au paiement. Réservé aux Administrateurs financiers et aux Administrateurs.
Fixe une date de paiement future. Un paiement programmé peut être reprogrammé ou annulé avant son exécution.
Enregistre un règlement effectué en dehors de Smartbills. Vous pouvez joindre une référence, par exemple un numéro de chèque ou de transaction.
Retente un paiement échoué sans recréer la facture.
Ramène une facture au brouillon pour la corriger et la resoumettre.
Retire la facture. À utiliser pour les doublons et les factures saisies par erreur.

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Quelles actions sont disponibles

Chaque facture n’expose que les transitions autorisées depuis son état actuel. L’interface ne propose que celles-là : si une action que vous attendez est introuvable, c’est que la facture n’est pas dans un état qui la permet. Repasser en brouillon est généralement la voie de retour.

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Actions groupées

Sélectionnez des factures dans la liste pour agir sur plusieurs à la fois : approuver, marquer payées, programmer un paiement, déprogrammer, annuler un paiement, relancer, supprimer, envoyer un rappel, ou modifier le fournisseur ou les taxes sur toute la sélection. Les actions groupées rendent compte facture par facture : une sélection contenant des factures dans un état incompatible aboutit pour celles qui sont éligibles, plutôt que d’échouer entièrement.

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Historique

Chaque facture conserve l’historique de ses changements d’état et de leurs auteurs. Ouvrez une facture et consultez son historique lorsque vous devez établir qui a approuvé quoi et quand.

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Convertir entre factures et dépenses

Un document arrivé au mauvais endroit n’a pas besoin d’être ressaisi.
  • Facture vers dépense : convertit une facture en dépense d’entreprise, à l’unité ou en lot. Les factures non éligibles sont ignorées et comptées.
  • Dépense vers facture : convertit une dépense en facture, pour une facture fournisseur téléversée comme un reçu.

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Voir aussi

Aperçu des factures

L’espace de travail des factures

Boîtes de réception comptables

Recevoir les factures directement des fournisseurs