Skip to main content

​
Aperçu

Le Coffre-fort stocke vos documents financiers automatiquement, mais vous pouvez également télécharger des fichiers manuellement, les organiser avec des etiquettes, rechercher des enregistrements spécifiques et exporter des documents au besoin. Ce guide couvre les tâches principales de gestion documentaire.

​
Consulter les Documents

1

Accéder au Coffre-fort

Cliquez sur Coffre-fort dans la barre latérale gauche pour ouvrir le coffre-fort de documents.
2

Parcourir par Catégorie ou Date

Utilisez les onglets de filtre et le sélecteur de date en haut pour affiner la liste des documents :
  • Cliquez sur un onglet de type de document (Tous, Reçus, Rapports, Factures, Autres) pour filtrer par catégorie
  • Utilisez le sélecteur de plage de dates pour vous concentrer sur une période spécifique
  • Triez par date, nom ou taille de fichier en utilisant les en-tetes de colonnes
3

Cliquer pour Aperçu ou Téléchargement

Cliquez sur n’importe quel document pour ouvrir le panneau d’aperçu. Depuis l’aperçu, vous pouvez :
  • Voir le document en taille réelle
  • Cliquer sur Télécharger pour enregistrer une copie sur votre ordinateur
  • Cliquer sur le lien vers la dépense, le rapport ou la facture associé
  • Consulter les metadonnées telles que la date de téléchargement, la taille du fichier et les etiquettes

​
Télécharger des Documents

Vous pouvez télécharger des fichiers directement dans le Coffre-fort pour les documents qui ne sont pas automatiquement captures via les dépenses ou les factures.
1

Cliquer sur Télécharger

Dans le Coffre-fort, cliquez sur le bouton Télécharger dans le coin supérieur droit.
2

Sélectionner les Fichiers

Glissez-deposez les fichiers sur la zone de téléchargement, ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner des fichiers depuis votre ordinateur. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois.Formats pris en charge :
  • Documents PDF
  • Images (JPEG, PNG)
  • Tableurs (XLSX, CSV)
  • Autres formats de documents courants
3

Ajouter des Etiquettes et une Description

Pour chaque fichier téléchargé, vous pouvez ajouter :
  • Etiquettes: Mots-clés pour faciliter la recherche (p. ex., “contrat”, “T1-2024”, “fournisseur-acme”)
  • Description: Une breve note sur le contenu ou l’objectif du document
  • Catégorie: Classifiez le type de document (reçu, facture, contrat, autre)
4

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer pour terminer le téléchargement. Les documents apparaissent immédiatement dans le Coffre-fort et sont disponibles pour la recherche et le téléchargement.

​
Rechercher des Documents

La barre de recherche du Coffre-fort vous aide à trouver rapidement des documents spécifiques.

​
Recherche Simple

Saisissez un mot-clé dans la barre de recherche en haut du Coffre-fort. La recherche porte sur :
  • Le nom du fichier
  • Les etiquettes
  • La description
  • Le nom du fournisseur, de l’employé ou du rapport associé

​
Filtrage Avance

Combinez la recherche avec les filtres pour des résultats plus précis :
  1. Saisissez un terme de recherche
  2. Appliquez une plage de dates pour restreindre la période
  3. Sélectionnez un type de document pour vous concentrer sur une catégorie
  4. Filtrez par employé pour voir les documents d’une personne spécifique
  5. Utilisez les etiquettes pour trouver les documents etiquetes
Astuce de recherche : Utilisez des termes spécifiques pour de meilleurs résultats. Rechercher “acme facture mars” est plus efficace que rechercher “document”.

​
Exporter des Documents

Vous pouvez télécharger des documents individuels ou exporter plusieurs fichiers à la fois.

​
Télécharger un Document Individuel

  1. Cliquez sur le document pour ouvrir l’aperçu
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger
  3. Le fichier est enregistre dans l’emplacement de téléchargement par défaut de votre ordinateur

​
Export en Masse au Format ZIP

1

Sélectionner les Documents

Utilisez les cases à cocher à côté de chaque document pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez exporter. Vous pouvez également utiliser Tout Sélectionner pour sélectionner tous les documents de la vue filtree actuelle.
2

Cliquer sur Télécharger

Avec les documents sélectionnes, cliquez sur le bouton Télécharger dans la barre d’outils. Si plusieurs fichiers sont sélectionnes, ils sont regroupes dans une archive ZIP.
Exports volumineux : Si vous sélectionnez un grand nombre de documents, la preparation du fichier ZIP peut prendre un moment. Un indicateur de progression affiché l’état de l’export.

​
Modifier les Metadonnées d’un Document

Vous pouvez mettre à jour les etiquettes et la description de n’importe quel document dans le Coffre-fort :
  1. Cliquez sur le document pour ouvrir l’aperçu
  2. Cliquez sur Modifier à côté du champ des etiquettes ou de la description
  3. Effectuez vos modifications
  4. Cliquez sur Enregistrer
Cela ne modifié pas le fichier original, uniquement les metadonnées qui lui sont associées.

​
Supprimer des Documents

Les documents téléchargés manuellement peuvent être supprimes du Coffre-fort :
  1. Ouvrez l’aperçu du document
  2. Cliquez sur Supprimer
  3. Confirmez la suppression
Documents auto-archives (ceux lies aux dépenses, rapports ou factures) ne peuvent pas être supprimes du Coffre-fort tant que l’enregistrement associé existe. Cela garantit l’integrite des documents à des fins de conformité.

​
Prochaînes Étapes

Aperçu du Coffre-fort

Decouvrir l’objectif et les contrôles d’accès du Coffre-fort

Factures

Gérer les factures fournisseurs

Rapports de Dépenses

Créer et soumettre des rapports de dépenses

Paramètres

Configurer les paramètres du coffre-fort et de conservation