Aperçu
Enregistrer un trajet consiste à indiquer où vous avez conduit, avec quel véhicule et à quelle date. Smartbills calcule l’itinéraire, la distance, et affiche la valeur du trajet selon le taux kilométrique de votre entreprise. Partez de Trajets kilométriques dans la barre latérale, puis Nouveau trajet. L’écran est divisé en deux. La carte à gauche prévisualise votre itinéraire à mesure que vous saisissez. Le formulaire à droite contient les détails.Remplir le trajet
1
Nommer le trajet
Le nom du trajet est obligatoire. Choisissez un intitulé qu’un approbateur comprendra sans avoir à demander, par exemple « Visite client au centre-ville ». C’est le libellé qui apparaîtra sur la dépense et sur le rapport.
2
Choisir un véhicule
Le véhicule est obligatoire. Il détermine si le trajet est mesuré en kilomètres ou en milles : choisissez-le donc avant de vérifier la distance. Si la voiture n’est pas dans la liste, utilisez Ajouter un nouveau véhicule sans quitter le formulaire.
3
Indiquer la date
La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si vous enregistrez un déplacement antérieur.
4
Saisir l'itinéraire
Saisissez l’adresse de départ, puis la destination. Sélectionnez chaque adresse parmi les suggestions au lieu de la taper librement. Smartbills a besoin du lieu résolu pour calculer l’itinéraire, et une adresse saisie mais jamais sélectionnée empêche l’enregistrement.Pour ajouter des arrêts, voir Arrêts multiples et aller-retour.
5
Activer l'aller-retour si vous êtes revenu
L’option Aller-retour inclut le trajet de retour dans la distance. La mention « Inclut le trajet de retour » vous évite de doubler la distance à la main.
6
Vérifier la distance
Le champ Distance se remplit à partir de l’itinéraire calculé. N’y touchez pas, sauf si la distance réelle a différé, par exemple à cause d’un détour.
7
Ajouter des notes si utile
Contexte facultatif pour la personne qui approuvera la demande.
8
Enregistrer
Enregistrer le trajet le crée et ouvre sa page de détail. Son statut reste Enregistré jusqu’à ce que vous le convertissiez en dépense.
Remplacer la distance
Le champ de distance est modifiable. Saisissez un autre nombre et il devient une valeur manuelle, qui sera réclamée à la place de la distance calculée. Deux comportements à connaître :- Un lien Réinitialiser à la valeur calculée apparaît dès que vous avez saisi une valeur manuelle. Utilisez-le pour revenir à la distance de l’itinéraire.
- Saisir une valeur identique à la distance calculée annule le remplacement plutôt que de l’enregistrer. Smartbills considère « identique à l’itinéraire » comme l’absence de remplacement, afin que les modifications ultérieures du trajet continuent de s’appliquer.
L’aperçu sur la carte est une estimation produite dans votre navigateur. À l’enregistrement, le serveur recalcule l’itinéraire, et c’est ce résultat qui sert de base à votre demande. De petits écarts entre l’aperçu et le trajet enregistré sont normaux.
Validation
L’enregistrement échoue avec un message si quelque chose est incomplet :Modifier un trajet
Ouvrez le trajet et choisissez Modifier. L’écran de modification est le même formulaire.Dupliquer un trajet
Pour un déplacement récurrent, ouvrez le menu du trajet dans la liste et choisissez Dupliquer. La copie reprend l’itinéraire et le véhicule dans un nouveau trajet daté du jour, ce qui évite de ressaisir un déplacement régulier entre deux sites.Et ensuite
Arrêts multiples et aller-retour
Ajouter et réorganiser des arrêts
Convertir en dépense
Rendre le trajet réclamable