Aperçu
Parfois, un rapport de dépenses ne peut pas être approuvé en raison de documentation manquante, de violations de politique ou d’informations incorrectes. Dans ces cas, vous pouvez rejeter le rapport et fournir une raison pour que le soumetteur comprenne ce qui n’a pas fonctionne.Étapes
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Ouvrir le Rapport en Attente
Accédez à Approbations dans la barre latérale gauche et cliquez sur le rapport de dépenses que vous devez examiner. Seuls les rapports avec un statut En attente peuvent être rejetés.
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Examiner le Rapport
Examinez le résumé du rapport et parcourez les dépenses individuelles. Recherchez des problèmes tels que :
- Reçus manquants ou illisibles
- Montants ne correspondant pas au reçu
- Dépenses hors politique sans justification
- Catégories incorrectes ou entrées en double
- Dépenses en dehors de la plage de dates autorisée
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Cliquer sur Rejeter
Cliquez sur le bouton Rejeter dans le coin supérieur droit de la vue détaillée du rapport.
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Saisir la Raison du Rejet
Une boîte de dialogue apparaît vous demandant de saisir une raison pour le rejet. Ce champ est obligatoire. Fournissez une explication claire et actionnable pour que le soumetteur sache ce qui doit être corrigé.Exemples de bonnes raisons de rejet :
- “Reçu manquant pour la dépense de dîner de 85 $ du 12 mars.”
- “La dépense d’hôtel dépasse la limite de politique de 200 $/nuit. Veuillez fournir la documentation de pre-approbation du gestionnaire.”
- “Trois entrées de taxi en double détectées pour le 15 mars.”
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Confirmer le Rejet
Cliquez sur Confirmer le Rejet pour finaliser. Le statut du rapport passe à Rejeté.
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Le Soumetteur est Notifié
L’employé reçoit une notification indiquant que son rapport a été rejeté, accompagnée de la raison que vous avez fournie. La notification apparaît dans l’application et est envoyée par courriel.
Ce Qui Se Passe Après le Rejet
Lorsqu’un rapport est rejeté :- Le rapport passe au statut Rejeté et est retiré de la file d’approbation
- Le soumetteur voit la raison du rejet dans la chronologie de son rapport
- Les dépenses du rapport rejeté redeviennent disponibles et peuvent être ajoutées à un nouveau rapport
- Le soumetteur doit créer un nouveau rapport ou corriger les problèmes et soumettre à nouveau
Piste d’audit : Tous les rejets sont enregistrés avec le nom de l’approbateur, l’horodatage et la raison du rejet. Ces informations sont disponibles dans le journal d’audit du rapport.
Quand Rejeter vs. Demander des Modifications
Prochaines Étapes
Approuver un Rapport
Étapes pour approuver un rapport conforme aux exigences
Demander des Modifications
Une alternative moins perturbante au rejet