Introduction
Le Coffre-fort est un espace de stockage numérique sécurisé ou Smartbills archive automatiquement des copies de tous les reçus, rapports de dépenses, factures fournisseurs et autres documents financiers. Il sert de répertoire central de votre organisation pour la conservation des documents et la conformité. Le Coffre-fort est accessible à/{slug}/vault dans l’application web.
Permissions requises : Vous avez besoin de la permission VAULT_VIEW pour accéder au Coffre-fort. Le niveau d’accès depend de votre role, les employés ne voient que leurs propres documents, tandis que les gestionnaires et les administrateurs peuvent accéder aux documents de toute l’organisation.
Ce Qui Est Stocke
Le Coffre-fort collecte et organise automatiquement les documents provenant de l’ensemble de Smartbills :- Reçus: Images et PDF téléchargés avec les dépenses
- Rapports de dépenses: Rapports finalises dans leur état approuvé
- Factures fournisseurs: Factures téléchargées via la section Factures
- Documents justificatifs: Tout fichier supplémentaire joint aux dépenses ou rapports
- Documents téléchargés manuellement: Fichiers que vous ajoutez directement au Coffre-fort
Naviguer dans le Coffre-fort
Organisation
Les documents du Coffre-fort sont organises par :- Date: Tries chronologiquement avec les documents les plus recents en premier
- Type: Regroupes par type de document (reçus, rapports, factures, autres)
- Source: D’ou provient le document (dépense, facture, téléchargement manuel)
- Employé: Le membre de l’équipe associé au document (pour les gestionnaires et administrateurs)
Filtrage
Utilisez la barre de filtres en haut pour affiner la liste des documents :Recherche
La barre de recherche permet de trouver des documents par :- Nom de fichier
- Etiquettes et descriptions
- Nom de la dépense ou du rapport associé
- Nom du fournisseur
- Date
Aperçu des Documents
Cliquez sur n’importe quel document pour ouvrir un panneau d’aperçu sans quitter le Coffre-fort. L’aperçu affiché :- Une vue en taille réelle du document (image ou PDF)
- Les metadonnées incluant la date de téléchargement, la source, la taille du fichier et les enregistrements associés
- Les etiquettes et descriptions
- Un lien vers la dépense, le rapport ou la facture associé
Contrôle d’Accès
Le Coffre-fort applique un contrôle d’accès base sur les roles pour proteger les documents financiers sensibles :Conservation
Les documents du Coffre-fort sont conservés conformement à la politique de conservation de votre organisation, configurée dans Paramètres > Coffre-fort > Conservation. Les configurations courantes incluent :- Duree: Combien de temps les documents sont conservés (p. ex., 7 ans pour la conformité fiscale)
- Auto-archivage: Les documents plus anciens sont déplacés vers une archive à long terme
- Politique de suppression: Si les documents sont automatiquement supprimes un jour
Prochaînes Étapes
Gérer les Documents
Télécharger, rechercher, télécharger et exporter des documents
Factures
Gérer les factures fournisseurs
Rapports de Dépenses
Créer et gérer les rapports de dépenses
Paramètres
Configurer les politiques de conservation du coffre-fort