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Qu’est-ce qu’une dépense?

Une dépense dans Smartbills représente un achat ou un coût lié à l’entreprise qui doit être suivi, catégorisé et potentiellement remboursé. Chaque dépense commence par un reçu ou un relevé de transaction et suit un cycle de vie structuré jusqu’à sa comptabilisation. Smartbills propose deux espaces distincts pour gérer les dépenses selon leur propriétaire : le Dépenses Personnel et la Dépenses d’entreprise.

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Dépenses Personnel vs. Boîte de réception d’entreprise

Smartbills sépare les dépenses en deux espaces de travail pour refléter la façon dont les organisations gèrent réellement leurs dépenses.

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Dépenses Personnel

Le Dépenses Personnel (/{slug}/receipts) est l’espace où chaque employé gère ses propres dépenses payées de sa poche. Lorsqu’un employé paie un repas d’affaires, un taxi ou des fournitures de bureau avec ses propres fonds, le reçu va dans son Dépenses. L’employé catégorise ensuite la dépense, l’ajoute à un rapport de dépenses et le soumet pour remboursement.
  • Chaque employé dispose de son propre Dépenses privé
  • Seul l’employé (et les administrateurs) peut voir le contenu du Dépenses
  • Les dépenses sont généralement soumises via des rapports de dépenses pour remboursement
  • Nécessite la permission EXPENSES_VIEW pour y accéder

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Dépenses d’entreprise

La Dépenses d’entreprise (/{slug}/expenses) est un espace partagé ou les dépenses appartenant à l’organisation sont collectées et examinées. Il peut s’agir de frais de carte de crédit d’entreprise, de factures fournisseurs transférées par courriel, ou de toute dépense ne nécessitant pas de remboursement à un employé.
  • Partagée entre les membres de l’équipe disposant des permissions appropriées
  • Gérée par les équipes financières, les gestionnaires ou les comptables
  • Les dépenses proviennent du transfert de courriels, des intégrations et de la saisie manuelle
  • Nécessite la permission BUSINESS_EXPENSES_VIEW ou BUSINESS_EXPENSES_MANAGE

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Comment ça fonctionne

1

Capture

Une dépense entre dans Smartbills par l’une des méthodes suivantes : téléversement d’une image de reçu, transfert de courriel, numérisation mobile, saisie manuelle ou complément Outlook. Consultez Transfert de reçus pour les détails de chaque méthode.
2

Traitement (OCR)

Smartbills utilisé la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données clés des images de reçus : nom du fournisseur, date, montant total, taxes, devise et articles individuels. Les données extraites sont pré-remplies dans le formulaire de dépense pour révision par l’utilisateur.
3

Catégorisation

La dépense est assignée à une catégorie (telle que Voyage, Repas ou Fournitures de bureau) et optionnellement à un département. Smartbills peut suggérer une catégorie basée sur le fournisseur ou le comportement passé. Voir Catégories et Départements.
4

Révision

L’employé ou le gestionnaire révise les données extraites, corrige les erreurs, ajoute des notes et confirme que la dépense est prête. Les champs obligatoires tels que la justification d’affaires ou le code de projet peuvent devoir être remplis selon la politique de l’entreprise.
5

Rapport

Pour les dépenses du Dépenses Personnel, l’employé ajoute la dépense à un rapport de dépenses et le soumet pour approbation. Les dépenses de la Boîte de réception peuvent être traitées directement sans rapport, selon le flux de travail de l’organisation. Voir Rapports de dépenses.

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Méthodes d’ajout d’une dépense

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Statuts des dépenses

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Terminologie clé

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Rôles impliqués

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