Délégation

​

Aperçu

La délégation permet à quelqu’un d’autre d’agir pour vous dans Smartbills. Une adjointe qui soumet les dépenses d’un directeur, ou un collègue qui approuve des rapports pendant qu’un approbateur est en congé, passent tous deux par la délégation plutôt que par un partage de mot de passe ou un changement de rôle. Allez dans Paramètres > Organisation > Délégation.

​

Pourquoi ne pas simplement partager ses accès

Deux raisons, et toutes deux comptent en cas d’audit. Partager ses identifiants fait apparaître chaque action comme la vôtre : plus personne ne peut établir ensuite qui a réellement approuvé une demande. Promouvoir quelqu’un à un rôle supérieur lui donne bien plus que ce dont vous aviez besoin, et cela survit généralement à l’absence qui l’avait motivé. La délégation évite les deux. Les actions du délégué sont consignées au nom des deux personnes, et l’arrangement est visible et révocable.

​

Configurer un délégué

​

Les demandes reçues

Quelqu’un qui souhaite agir en votre nom apparaît comme une demande à accepter ou refuser. Examinez-les attentivement : accepter accorde une réelle capacité d’agir en votre nom.

​

Ce que peut faire un délégué

Un délégué agit dans le cadre de vos autorisations, pas des siennes. Déléguer à un collègue ne lui accorde rien que vous n’ayez vous-même, et n’élève en rien ses propres accès ailleurs.

​

Chaque action déléguée est attribuée

Les actions effectuées par délégation consignent à la fois le délégué et la personne pour laquelle il a agi. Une approbation faite en votre nom apparaît exactement comme telle dans le journal d’audit : la piste reste intacte. Voir Journal d’audit.

​

Mettre fin à une délégation

Retirez le délégué depuis la même page. L’accès cesse immédiatement. Les actions déjà effectuées restent consignées, comme il se doit.

​

Voir aussi