Approbations

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Introduction

Si vous etes gestionnaire ou approbateur designe, vous pouvez examiner et agir sur les rapports de dépenses directement depuis l’application mobile Smartbills. Les notifications push vous alertent lorsque des rapports sont soumis pour votre revision, et vous pouvez approuver, rejeter ou d.mander des modifications où que vous soyez.

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Accéder aux Approbations en Attente

Il existe plusieurs facons d’accéder à votre file d’approbation :

• Notification push : Appuyez sur la notification lorsqu’un nouveau rapport est soumis pour votre revision
• Onglet Accueil : Les approbations en attente apparaissent dans la section Actions Requises de votre tableau de bord
• Onglet Menu : Appuyez sur Approbations pour voir tous les rapports en attente de votre revision

La liste des approbations affiché chaque rapport avec le nom du soumetteur, le titre du rapport, le montant total et la date de soumission. Les rapports sont tries par date de soumission avec les plus recents en haut.

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Examiner un Rapport

Appuyez sur un rapport dans la liste des approbations pour l’ouvrir et examiner les détails. L’écran de détail du rapport affiché :

• Résumé du rapport : Titre, description, objectif commercial et montant total
• Informations du soumetteur : Nom et département de l’employé qui à soumis le rapport
• Liste des dépenses : Toutes les dépenses individuelles incluses dans le rapport
• Ventilation par catégorie : Montants totaux regroupes par catégorie de dépenses

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Examiner les Dépenses Individuelles

Appuyez sur n’importe quelle dépense dans la liste pour voir ses détails complets, incluant :

• Nom du commercant, montant et date
• Attribution de catégorie
• Image du reçu jointe (appuyez pour voir en plein écran et zoomer)
• Notes du soumetteur

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Approuver un Rapport

Une fois que vous avez examine toutes les dépenses et que vous etes satisfait :

1. Appuyez sur le bouton Approuver en bas de l’écran du rapport
2. Ajoutez optionnellement un commentaire pour le soumetteur
3. Appuyez sur Confirmer l’Approbation

Le soumetteur recoit une notification push indiquant que son rapport à été approuvé.

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Approbation Rapide depuis la Notification

Lorsque vous recevez une notification push pour une nouvelle demande d’approbation, vous pouvez approuver directement depuis la banniere de notification sans ouvrir l’application :

1. Appuyez longuement (iOS) ou d.veloppez (Android) la notification
2. Appuyez sur Approuver parmi les actions de la notification
3. Le rapport est approuvé et le soumetteur est notifie

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Rejeter un Rapport

Si un rapport ne répond pas à vos criteres d’approbation :

1. Appuyez sur le bouton Rejeter en bas de l’écran du rapport
2. Entrez une raison pour le rejet (requis)
3. Appuyez sur Confirmer le Rejet

Le soumetteur recoit une notification push avec votre raison de rejet et peut reviser et resoumettre le rapport.

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Demander des Modifications

Si un rapport est globalement acceptable mais necessite des corrections mineures :

1. Appuyez sur Demander des Modifications dans le menu d’actions
2. Entrez une description des modifications nécessaires
3. Appuyez sur Envoyer la Demande

Le statut du rapport passe à Modifications Requises et le soumetteur est notifie. Il peut effectuer les modifications demandées et resoumettre sans créer un nouveau rapport.

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Historique des Approbations

Pour consulter les rapports que vous avez précédemment approuvés, rejetés ou retournés pour modifications :

1. Allez dans Menu > Approbations
2. Appuyez sur l’onglet Historique en haut de l’écran
3. Parcourez vos actions d’approbation passees avec les dates et commentaires

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Configurer les Notifications d’Approbation

Pour gérer les notifications d’approbation que vous recevez :

1. Allez dans Menu > Paramètrès > Notifications
2. Sous Approbations, activez ou d.©sactivez les types de notifications :
   • Nouvelle demande d’approbation : Lorsqu’un rapport est soumis pour votre revision
   • Rapport rappelé : Lorsqu’un soumetteur rappelle un rapport que vous examiniez
   • Rapport resoumis : Lorsqu’un rapport précédemment rejeté ou retourné est resoumis

Consultez Notifications pour les détails complets de configuration des notifications.

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Prochaînes Étapes