Dépenses d'entreprise et dépenses personnelles

Aperçu

Chaque dépense dans Smartbills indique qui a réellement payé : vous, ou l’entreprise. Ce seul indicateur détermine si la dépense doit être remboursée, quelles informations vous sont demandées, et où elle apparaît. Le contrôle est l’interrupteur Payé par l’entreprise, décrit dans l’interface comme « Activez si cette dépense a été payée par l’entreprise ».

Ce que cela change

	Dépense personnelle	Dépense d’entreprise
Qui a payé	Vous, de votre poche	L’entreprise, directement
Résultat	Vous êtes remboursé	Rien ne vous est dû
Catégorie	Obligatoire pour la soumission	Pas demandée
Rapport de dépenses	Obligatoire, c’est ainsi que vous êtes remboursé	Pas nécessaire
Prise en charge	Vous, via un rapport de dépenses	La comptabilité

Lorsque vous marquez une dépense comme payée par l’entreprise, Smartbills précise que la catégorie et le rapport ne sont pas requis, car ils seront gérés par le processus comptable de l’entreprise.Cela ne veut pas dire que la catégorie est facultative en général : la responsabilité de l’imputation passe simplement de vous à l’équipe financière.

Sur une seule dépense

Au téléversement, indiquez qui a payé dans la fenêtre. Sur une dépense existante, ouvrez-la et utilisez l’interrupteur Payé par l’entreprise.

Sur plusieurs dépenses

Sélectionnez des dépenses dans la liste et utilisez l’action groupée pour modifier qui a payé sur toute la sélection. C’est le moyen le plus rapide de corriger un lot de dépenses de carte d’entreprise importées comme personnelles.

Valeurs par défaut selon le contexte

La fenêtre de téléversement présélectionne selon la page d’où vous partez :

Depuis Dépenses : personnelle par défaut
Depuis Dépenses d’entreprise : payée par l’entreprise par défaut

La valeur par défaut suit la page, pas le reçu. Si vous téléversez habituellement depuis Dépenses d’entreprise, vos dépenses personnelles saisies là seront marquées comme payées par l’entreprise et ne figureront jamais sur un rapport de remboursement. Vérifiez l’interrupteur quand le reçu est le vôtre.

Corriger une erreur

Modifier l’indicateur est sans risque tant que la dépense vous appartient encore. Une fois la dépense sur un rapport soumis, elle est verrouillée avec le reste du rapport. Rappelez le rapport, changez l’indicateur, puis soumettez de nouveau. Voir Rappeler un rapport.

Une dépense personnelle marquée comme payée par l’entreprise est l’erreur la plus coûteuse des deux. Rien ne sera signalé comme manquant, aucun rapport ne sera bloqué, et elle ne sera tout simplement jamais remboursée. Si vous attendez un remboursement pour une dépense introuvable sur un rapport, vérifiez d’abord ce point.

Où chaque type apparaît

Les deux types figurent dans votre liste de dépenses. Les dépenses payées par l’entreprise alimentent aussi Dépenses d’entreprise, où la comptabilité les vérifie et les impute. Ce que vous pouvez voir dépend de votre rôle. Les Membres ne voient que leurs propres dépenses. L’Équipe financière, les Administrateurs financiers et les Administrateurs voient les Dépenses d’entreprise. Voir Rôles et autorisations.

Pour commencer

Concepts fondamentaux

Dépenses