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Aperçu

Smartbills facilite le téléchargement des factures fournisseurs et l’extraction automatique des informations clés grace à l’OCR. Ce guide vous accompagne dans le téléchargement d’une facture, la vérification des données extraites et l’enregistrement pour approbation.
Formats pris en charge : Vous pouvez télécharger des fichiers PDF et des images (JPEG, PNG). Pour de meilleurs résultats OCR, assurez-vous que le document est clair et lisible.

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Étapes

1

Accéder aux Factures

Cliquez sur Factures dans la barre latérale gauche pour ouvrir le tableau de bord des factures.
2

Cliquer sur Télécharger une Facture

Cliquez sur le bouton Télécharger une Facture dans le coin supérieur droit du tableau de bord des factures.
3

Ajouter le Fichier de la Facture

Vous pouvez ajouter la facture fournisseur de deux manières :
  • Glisser-déposer le fichier directement sur la zone de téléchargement
  • Cliquer sur Parcourir pour ouvrir le sélecteur de fichiers et sélectionner le fichier
Les types de fichiers pris en charge incluent les PDF et les formats d’image (JPEG, PNG). Vous pouvez télécharger un seul fichier par facture.
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L'OCR Extrait les Données

Une fois le fichier téléchargé, Smartbills traite le document par OCR pour extraire automatiquement :
  • Nom du fournisseur: L’entreprise ou le prestataire qui à emis la facture
  • Numéro de facture: Le numéro de référence du fournisseur
  • Montant total: Le montant du, taxes comprises
  • Date d’echeance: La date limite de paiement
  • Éléments de ligne: Les produits ou services individuels listes sur la facture
  • Montants de taxes: Les taxes ventilees par type
Un indicateur de progression montre l’état de l’extraction. Le traitement prend généralement quelques secondes.
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Vérifier et Corriger les Données Extraites

Les données extraites apparaissent dans un formulaire à côté de l’aperçu de la facture. Vérifiez chaque champ et corrigez les valeurs que l’OCR à mal lues.
  • Les champs avec une confiance elevee sont pre-remplis et surlignés en vert
  • Les champs avec une confiance faible sont surlignés en jaune pour votre vérification
  • Les champs vides indiquent des données qui n’ont pas pu être détectées et doivent être saisies manuellement
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Assigner le Fournisseur

Smartbills tente de faire correspondre le nom du fournisseur extrait à un fournisseur existant dans votre répertoire.
  • Correspondance automatique : Si une correspondance est trouvee, le fournisseur est pre-sélectionne. Vérifiez qu’il est correct.
  • Sélection manuelle : Si aucune correspondance n’est trouvee ou si la correspondance est incorrecte, cliquez sur le champ fournisseur et recherchez le bon fournisseur.
  • Nouveau fournisseur : Si le fournisseur n’existe pas dans votre répertoire, vous pouvez créer un nouveau profil de fournisseur directement depuis cet écran.
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Définir les Conditions de Paiement et la Date d'Echeance

Configurez le calendrier de paiement :
  • Conditions de paiement: Sélectionnez parmi les options standard (Net 15, Net 30, Net 60, Payable à réception) ou saisissez des conditions personnalisées
  • Date d’echeance: La date d’echeance peut être calculee automatiquement à partir de la date de facture et des conditions de paiement, ou vous pouvez la définir manuellement
  • Devise: Vérifiez que la devise correspond à la facture
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Ajouter la Catégorie et le Département

Classifiez la facture pour la comptabilité et les rapports :
  • Catégorie: Sélectionnez la catégorie de dépense (p. ex., Fournitures de bureau, Logiciels, Services professionnels)
  • Département: Assignez la facture au département ou centre de couts responsable
  • Etiquettes (facultatif), Ajoutez des etiquettes pour une organisation supplémentaire
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Enregistrer la Facture

Cliquez sur Enregistrer pour créer la facture. Elle apparaîtra dans votre liste de factures avec un statut En attente et, si les flux d’approbation sont actives, entrera dans la file d’approbation.

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Après le Téléchargement

Une fois enregistrée, la facture entre dans le flux de travail de votre organisation :
  • Si les approbations de factures sont activées, la facture est acheminee vers l’approbateur designe. Voir Approbation de Facture pour les détails.
  • Si les approbations ne sont pas requises, la facture passe directement au statut Approuvée et attend le paiement.
  • Le document original de la facture est stocke dans le Coffre-fort pour archivage.

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Conseils pour de Meilleurs Résultats OCR

Téléchargez des documents clairs. La précision de l’OCR depend de la qualite du document. Numerisez les factures à 300 DPI ou plus et evitez les photos prises en angle.
  • Utilisez le PDF lorsque possible: Les PDF avec du texte sélectionnable produisent les extractions les plus précises
  • Evitez les factures manuscrites: L’OCR fonctionne mieux avec du texte imprime ou tape
  • Vérifiez les éléments de ligne: L’extraction des éléments de ligne est la partie la plus complexe ; vérifiéz toujours les quantites et les prix unitaires
  • Recadrez le document: Supprimez les marges inutiles ou l’espace vide avant le téléchargement

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Prochaînes Étapes

Approbation de Facture

Découvrez comment les factures passent par le flux d’approbation

Aperçu des Factures

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