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Le journal d’audit répond aux questions posées après coup. Qui a approuvé ce rapport. Qui a modifié le montant. Qui l’a remboursé, et à quelle date. Allez dans Paramètres > Sécurité > Journal d’audit. Les Administrateurs et les Administrateurs financiers y ont accès.Retrouver l’historique d’un seul rapport
Si vous enquêtez sur une seule demande, ne commencez pas ici. Ouvrez le rapport de dépenses lui-même et consultez son Historique. Il présente dans l’ordre tout ce qui lui est arrivé, sans que vous ayez à filtrer quoi que ce soit. Utilisez le journal d’audit lorsque vous devez balayer plusieurs rapports à la fois, par exemple lors d’une revue de fin de période.Ce que vous pouvez y retrouver
Le journal couvre toute la vie d’un rapport de dépenses : sa création, sa soumission, son approbation, son rejet, son renvoi pour modifications, son rappel et son remboursement. Il consigne aussi chaque dépense ajoutée à un rapport, retirée, modifiée ou remplacée, ainsi que les commentaires laissés au passage. Chaque entrée indique son auteur et sa date.Questions fréquentes
Qui a approuvé ce rapport de dépenses ?
Qui a approuvé ce rapport de dépenses ?
Retrouvez le rapport et cherchez son entrée d’approbation. Elle nomme l’approbateur et la date. Si le rapport a d’abord été renvoyé pour modifications, vous verrez aussi cette entrée antérieure, ce qui vous indique s’il a été approuvé du premier coup.
Quelque chose a-t-il été modifié après l'approbation ?
Quelque chose a-t-il été modifié après l'approbation ?
Cherchez des modifications ou des remplacements de dépenses datés après l’approbation. Ce sont les entrées à examiner lors d’un audit, puisqu’il s’agit de changements apportés à un rapport déjà validé.
Qui a réellement effectué le paiement ?
Qui a réellement effectué le paiement ?
Les entrées de remboursement sont consignées séparément des approbations, et il s’agit généralement de personnes différentes. Les gestionnaires peuvent approuver mais pas rembourser : la personne qui a libéré les fonds est donc toujours un Administrateur financier ou un Administrateur.
Quelqu'un a approuvé à la place de mon gestionnaire. Est-ce consigné ?
Quelqu'un a approuvé à la place de mon gestionnaire. Est-ce consigné ?
Oui. Lorsqu’un délégué agit pour quelqu’un d’autre, le journal nomme les deux personnes. Une approbation faite par un délégué n’est jamais indiscernable de celle du gestionnaire lui-même. Voir Délégation.
Une dépense a disparu d'un rapport. Où est-elle passée ?
Une dépense a disparu d'un rapport. Où est-elle passée ?
Les retraits sont consignés. Vous verrez qui l’a retirée du rapport et quand. La dépense elle-même n’est pas supprimée : elle se trouve toujours dans la liste de son propriétaire.
Les factures
Les factures ne figurent pas dans le journal d’audit. Chacune conserve son propre historique, accessible depuis la facture, indiquant chaque changement d’état et son auteur. Voir Cycle de vie du paiement.Voir aussi
Délégation
Comment sont consignées les actions déléguées
Rôles et autorisations
Qui peut approuver et rembourser