Skip to main content

​
Qu’est-ce qu’un fournisseur?

Un fournisseur dans Smartbills représente un commerçant, un fournisseur ou une entreprise auprès de laquelle votre organisation effectue des achats. Les fournisseurs sont automatiquement détectés lorsque les reçus sont traités par OCR, ou ils peuvent être créés manuellement. Maintenir un répertoire de fournisseurs propre permet d’assurer une catégorisation cohérente, des rapports précis et une analyse fiable des dépenses par fournisseur. Les fournisseurs sont gérés depuis la page Fournisseurs (/{slug}/vendors).

​
Comment ça fonctionne

1

Détection

Lorsqu’une nouvelle dépense est créée à partir d’un reçu, Smartbills utilisé l’OCR pour extraire le nom du fournisseur. Le système vérifie le nom extrait par rapport à votre répertoire de fournisseurs existant pour trouver une correspondance.
2

Correspondance

Si le nom du fournisseur correspond à une entrée existante (en tenant compte des variations d’orthographe mineures et des abréviations), la dépense est automatiquement liée à ce fournisseur. La catégorie par défaut du fournisseur et les autres paramètres enregistrés sont appliqués à la dépense.
3

Création

Si aucune correspondance n’est trouvée, Smartbills crée une nouvelle entrée de fournisseur dans votre répertoire avec le nom extrait. Un administrateur ou un comptable peut ensuite enrichir la fiche fournisseur avec des détails supplémentaires comme le numéro de taxe, l’adresse et la catégorie par défaut.
4

Gestion continue

Au fil du temps, votre répertoire de fournisseurs devient un registre complet de toutes les entreprises avec lesquelles votre organisation effectue des transactions. Vous pouvez fusionner les doublons, mettre à jour les détails et utiliser les données fournisseurs pour l’analyse des dépenses.

​
Fournisseurs auto-détectés vs. créés manuellement

​
Champs du fournisseur

​
Correspondance des fournisseurs pour les dépenses entrantes

Lorsqu’une nouvelle dépense arrive, Smartbills utilisé la correspondance de fournisseurs pour la lier au bon enregistrement. Le processus de correspondance gère les variations courantes :
  • Abréviations : “Tim Hortons” correspond à “Tim Horton’s” et “Tim Hortons #1234”
  • Suffixes de localisation : “Staples - Magasin 456” correspond à l’enregistrement principal “Staples”
  • Différences d’orthographe mineures : La correspondance approximative gère les artefacts OCR et les légères fautes d’orthographe
  • Remplacement manuel : Si la correspondance automatique est incorrecte, l’utilisateur peut réassigner le fournisseur
Lorsqu’un fournisseur est trouvé, sa catégorie par défaut est appliquée à la dépense. Cela fait gagner du temps et assure la cohérence, si tous les achats d’un magasin de fournitures de bureau donné doivent être catégorisés comme “Fournitures de bureau”, définir la catégorie par défaut sur la fiche fournisseur gère cela automatiquement.

​
Terminologie clé

​
Rôles impliqués

​
Guides connexes

Créer un fournisseur

Comment créer manuellement un nouvel enregistrement de fournisseur

Gérer les fournisseurs

Modifier, fusionner et organiser votre répertoire de fournisseurs

Catégories

Définir les catégories par défaut pour les dépenses fournisseurs

Dépenses

Comprendre comment les dépenses sont liées aux fournisseurs