Catégories et Départements

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Que sont les catégories et départements?

Les catégories et les départements sont les deux systèmes de classification principaux dans Smartbills pour organiser les dépenses. Les catégories décrivent le type de dépense engagée (comme Voyage, Repas ou Fournitures de bureau), tandis que les départements indiquent à quelle unité d’affaires ou centre de coûts la dépense appartient. Ensemble, ils fournissent la structure nécessaire pour des rapports financiers précis et l’intégration comptable.

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Catégories

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Fonctionnement des catégories

Les catégories classifient les dépenses par leur nature ou leur objectif. Chaque dépense dans Smartbills est assignée à une catégorie, ce qui détermine comment la dépense est enregistrée dans votre système comptable. Les catégories sont gérées depuis Paramètres > Catégories (/:slug/settings/categories). Lorsqu’une dépense est créée, Smartbills peut automatiquement suggérer une catégorie basée sur le fournisseur ou le contenu du reçu. L’utilisateur peut accepter la suggestion ou choisir une catégorie différente manuellement.

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Catégories par défaut

Smartbills est livré avec un ensemble de catégories couramment utilisées :

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Catégories personnalisées

Les administrateurs peuvent créer des catégories personnalisées pour correspondre au plan comptable de leur organisation. Les catégories personnalisées prennent en charge :

• Nom et description personnalisés pour définir clairement la catégorie pour les employés
• Correspondance de code comptable pour relier la catégorie à un numéro de compte du grand livre spécifique
• Règles de traitement fiscal pour signaler les catégories ayant des implications fiscales particulières
• Bascule actif/inactif pour masquer les catégories qui ne sont plus utilisées sans supprimer les données historiques

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Départements

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Fonctionnement des départements

Les départements représentent votre structure organisationnelle, les équipes, divisions ou centres de coûts auxquels les dépenses sont imputées. Les départements sont gérés depuis Paramètres > Départements (/:slug/settings/departments). Lorsqu’une dépense est assignée à un département, elle apparaît dans les rapports de dépenses de ce département et est allouée au bon centre de coûts dans votre système comptable.

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Configuration des départements

Chaque département peut inclure :

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Intégration comptable

Les catégories et les départements se rattachent directement à votre plan comptable. Lorsque vous exportez des dépenses ou synchronisez avec un logiciel comptable comme QuickBooks ou Xero :

• Les catégories correspondent aux codes de comptes de dépenses (ex. : Voyage correspond au GL 6200)
• Les départements correspondent aux centres de coûts, classes ou catégories de suivi
• Cette correspondance assure que les dépenses sont enregistrées dans les bons comptes sans reclassification manuelle

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Terminologie clé

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Rôles impliqués

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