Aperçu
A mesure que votre répertoire de fournisseurs se développe, vous devrez peut-être mettre à jour les détails des fournisseurs, fusionner les doublons, supprimer les fournisseurs inutilisés ou importer des fournisseurs en masse. Ce guide couvre les tâches de gestion quotidiennes pour maintenir votre répertoire de fournisseurs propre et precis.La gestion des fournisseurs necessite la permission VENDORS_MANAGE, disponible pour les roles Administrateur et Comptable.
Modifier les Détails d’un Fournisseur
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Ouvrez le Fournisseur
Accédez à Fournisseurs dans la barre latérale et cliquez sur le fournisseur que vous souhaitez modifier.
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Modifiez les Champs
Dans le panneau de détails du fournisseur, mettez à jour l’un des champs suivants :
- Nom: Corrigez le nom d’affichage
- Adresse: Ajoutez ou mettez à jour l’adresse commerciale
- Numéro de taxe: Entrez ou modifiez le numéro d’identification fiscale
- Catégorie par défaut: Changez la catégorie appliquee aux dépenses futures de ce fournisseur
- Site web, Telephone, Notes: Mettez à jour les coordonnées et les notes internes
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Enregistrez les Modifications
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications. La catégorie par défaut mise à jour s’appliquera uniquement aux dépenses futures, les dépenses existantes conservent leur catégorie actuelle.
Fusionner des Fournisseurs en Double
Au fil du temps, le traitement OCR peut créer des fiches fournisseur en double (ex. : “Tim Hortons” et “Tim Horton’s #1234”). La fusion combine deux fiches en une seule, consolidant toutes les dépenses liees sous un fournisseur unique.1
Sélectionnez le Fournisseur en Double
Ouvrez le fournisseur que vous souhaitez supprimer (le doublon). Cliquez sur le bouton Fusionner dans le panneau de détails.
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Choisissez le Fournisseur Cible
Recherchez et sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez conserver (la cible). Toutes les dépenses du fournisseur en double seront reassignees à la cible.
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Confirmez la Fusion
Examinez le résumé de la fusion indiquant le nombre de dépenses qui seront déplacées. Cliquez sur Confirmer la fusion pour compléter l’opération.
Supprimer un Fournisseur
Si un fournisseur à été créé par erreur ou n’est plus pertinent, vous pouvez le supprimer du répertoire.- Ouvrez le fournisseur que vous souhaitez supprimer
- Cliquez sur le bouton Supprimer dans le panneau de détails
- Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue
Vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur qui à des dépenses liees. Reassignez ou supprimez les dépenses associées d’abord, ou fusionnez le fournisseur avec une autre fiche.
Importer des Fournisseurs par CSV
Pour les organisations ayant un grand nombre de fournisseurs, vous pouvez importer des fiches fournisseur en masse à l’aide d’un fichier CSV.1
Preparez Votre Fichier CSV
Créez un fichier CSV avec les colonnes suivantes :
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Téléchargez le CSV
Sur la page Fournisseurs, cliquez sur le bouton Importer dans le coin supérieur droit. Sélectionnez votre fichier CSV ou glissez-le dans la zone de téléchargement.
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Vérifiez et Confirmez
Smartbills affiché un aperçu des fournisseurs à importer. Vérifiez l’exactitude des données, resolvez les problèmes signales et cliquez sur Importer pour créer les fiches fournisseur.
Historique des Dépenses du Fournisseur
Chaque panneau de détails du fournisseur inclut un journal chronologique des dépenses liees à ce fournisseur. Utilisez cet historique pour :- Suivre les tendances de dépenses au fil du temps
- Identifier les chargés inhabituelles d’un fournisseur
- Vérifier quels employés effectuent des achats aupres d’un fournisseur spécifique
- Exporter les données de dépenses par fournisseur pour la comptabilité ou les audits
Prochaînes Étapes
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Découvrez le répertoire des fournisseurs et la détection automatique
Créer un Fournisseur
Ajoutez manuellement une nouvelle fiche fournisseur