Ajouter du kilométrage à un rapport

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Aperçu

Une fois converti, un trajet devient une dépense comme une autre. Vous l’ajoutez à un rapport, vous soumettez le rapport, et il suit le parcours normal d’approbation et de remboursement.

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Depuis le trajet

Ouvrez le trajet et choisissez Ajouter à un rapport de dépenses. Sélectionnez un brouillon existant ou créez un nouveau rapport.

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Depuis la liste des trajets

Sélectionnez un ou plusieurs trajets avec les cases à cocher, puis utilisez Ajouter au rapport dans la barre d’actions groupées. Les trajets qui n’ont pas encore été convertis le sont dans la même opération : vous n’avez pas à procéder en deux temps.

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Depuis le rapport de dépenses

Ouvrez un brouillon et ajoutez des dépenses comme d’habitude. Les dépenses de kilométrage apparaissent dans le sélecteur à côté de vos dépenses avec reçu, et sont identifiées comme du kilométrage.

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Ce que voit l’approbateur

Une dépense de kilométrage affiche plus qu’un simple montant, car les approbateurs ont régulièrement besoin de vérifier comment le chiffre a été obtenu. Le panneau de remboursement détaille :

• La distance cumulée de l’année avant le trajet
• La distance du trajet, et s’il s’agit d’une valeur calculée ou saisie manuellement
• Le taux appliqué, et le palier dans lequel il tombe
• Le total obtenu
• La distance cumulée après le trajet

Lorsqu’un seuil a été franchi en cours d’année, le panneau le signale explicitement et indique que le taux réduit s’applique au-delà du seuil.

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Le montant calculé et le montant réclamé peuvent différer

Le montant réclamé est figé au moment de la soumission du rapport. Le total calculé, lui, reflète le palier de taux applicable à l’instant présent. Ces deux chiffres peuvent diverger si votre distance cumulée a franchi un seuil après la soumission. Smartbills affiche les deux lorsqu’ils diffèrent, en précisant que le montant réclamé a été figé à la soumission tandis que le total calculé reflète le palier actuel. C’est le montant réclamé qui est remboursé.

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Modifier un trajet déjà déclaré

Un trajet dont la dépense figure sur un rapport soumis est verrouillé. Rappelez d’abord le rapport, faites la modification, puis soumettez de nouveau. Voir Rappeler un rapport.

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Voir aussi