Introduction
Soumettre un rapport de dépenses l’envoie à votre gestionnaire ou approbateur designe pour examen. Une fois soumis, le rapport est verrouillé et vous ne pouvez pas modifier les dépenses ou les détails du rapport à moins de le rappelér d’abord. Ce guide vous accompagne dans le processus de soumission et ce qu’il faut vérifiér avant de soumettre.Soumettre votre rapport
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Ouvrir votre rapport brouillon
Naviguez vers Mes Rapports de Dépenses dans la barre latérale et cliquez sur le rapport que vous souhaitez soumettre. Le rapport doit être au statut Brouillon et contenir au moins une dépense.
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Examiner toutes les dépenses et le montant total
Avant de soumettre, examinez le résumé du rapport :
- Liste des dépenses: Vérifiez que toutes les dépenses prevues sont incluses
- Montant total: Confirmez que la somme est correcte
- Reçus: Vérifiez que chaque dépense à un reçu joint
- Catégories: Assurez-vous que les dépenses sont correctement categorisees
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S'assurer que tous les champs requis sont completes
Smartbills vérifié la completude avant d’autoriser la soumission. Si des dépenses ont des champs requis manquants, vous verrez une icône d’avertissement à côté d’elles. Les problèmes courants incluent :
- Image de reçu manquante
- Catégorie vide
- Justification d’affaires manquante (si requise par la politique de l’entreprise)
- Montant ou d.te incomplet
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Cliquer sur Soumettre pour approbation
Lorsque tout est en ordre, cliquez sur le bouton Soumettre pour approbation en haut de la page du rapport.
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Confirmer la soumission
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît resumant le rapport :
- Titre du rapport
- Nombre de dépenses
- Montant total
- Nom de l’approbateur
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Le rapport passe au statut Soumis
Après confirmation, le statut du rapport passe à Soumis. Votre approbateur recoit une notification et le rapport apparaît dans sa file d’approbation. Vous pouvez suivre le statut depuis votre liste de rapports de dépenses.
Liste de vérification pre-soumission
Après la soumission
Après avoir soumis votre rapport :- Vous recevez une notification de confirmation
- Le rapport apparaît comme Soumis dans votre liste de rapports
- Votre approbateur est notifie et peut commencer l’examen
- Vous pouvez consulter le rapport en mode lecture seule
- La chronologie du rapport enregistre toute l’activité, incluant la date de soumission et le destinataire
Guides connexes
Rappeler un Rapport
Retirer un rapport soumis pour apporter des modifications
Ajouter des Dépenses
Ajouter plus de dépenses avant de soumettre
Flux d'approbation
Comprendre le fonctionnement du processus d’approbation
Exporter un Rapport
Télécharger votre rapport pour vos dossiers