Approbations

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Introduction

La section Approbations est l’endroit où les gestionnaires et les approbateurs designes examinent, approuvent, rejettent ou demandent des modifications sur les rapports de dépenses soumis. Smartbills prend en charge deux niveaux d’approbation pour offrir aux organisations la flexibilité dont elles ont besoin.

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Deux Types d’Approbations

Smartbills offre deux flux d’approbation distincts qui peuvent être utilisés indépendamment ou ensemble :

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Approbations au Niveau des Dépenses

Accessibles à /:slug/approvals, les approbations au niveau des dépenses permettent aux approbateurs d’examiner les dépenses individuelles avant qu’elles ne soient regroupées dans un rapport. Cela est utile pour les organisations qui souhaitent un contrôle granulaire sur chaque transaction.

• Les approbateurs voient une file d’attente de dépenses individuelles en attente de révision
• Chaque dépense peut être approuvée ou signalée indépendamment
• Les dépenses doivent être approuvées avant de pouvoir être ajoutées à un rapport (lorsque ce flux est activé)

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Approbations au Niveau des Rapports

Accessibles à /:slug/approbations, les approbations au niveau des rapports operent sur des rapports de dépenses entiers. C’est le flux de travail plus traditionnel ou les employés regroupent les dépenses dans un rapport et le soumettent comme une unité unique.

• Les approbateurs voient une file d’attente de rapports de dépenses soumis
• Le rapport complet est examiné, incluant toutes les dépenses jointes
• L’approbateur peut approuver, rejeter ou demander des modifications sur l’ensemble du rapport

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La File d’Approbation

Lorsque vous ouvrez Approbations dans la barre latérale, vous voyez une liste d’éléments en attente de votre action. Un badge sur l’icône de la barre latérale indique le nombre d’éléments en attente.

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Fonctionnalités de la File

• Filtres de statut: Filtrez par En attente, Approuvé, Rejeté ou Modifications demandées
• Plage de dates: Restreignez les résultats à une période spécifique
• Filtre par soumetteur: Affichez les éléments d’un membre d’équipe particulier
• Plage de montants: Concentrez-vous sur les éléments au-dessus ou en dessous d’un certain seuil
• Recherche: Trouvez des éléments par nom, description ou numéro de référence

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Colonnes de la File

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Actions d’Approbation

Pour chaque élément en attente, vous pouvez effectuer l’une des trois actions suivantes :

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Notifications

Smartbills tient les approbateurs et les soumetteurs informés tout au long du processus :

• Les approbateurs reçoivent des notifications lorsqu’un nouvel élément est soumis pour leur révision
• Les soumetteurs reçoivent des notifications lorsque leur élément est approuvé, rejeté ou retourné pour modifications
• Les notifications apparaissent dans l’icône de cloche de la barre supérieure et sont également envoyées par courriel (configurable dans les Paramètres)

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Approbations Multi-Niveaux

Pour les organisations qui nécessitent plus d’un niveau de validation, Smartbills prend en charge les chaînes d’approbation séquentielles. Lorsqu’elles sont activées :

1. Le premier approbateur examine et approuvé
2. L’élément avance vers le prochain approbateur dans la chaîne
3. Le processus se repete jusqu’à ce que toutes les approbations requises soient collectées
4. Le soumetteur n’est notifié qu’après l’approbation finale ou si un approbateur rejette

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Prochaines Étapes