Paramètrès de la Boîte de Réception

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Introduction

La page des Paramètrès de la Boîte de Réception permet aux administrateurs de configurer le comportement de la Boîte de Réception des Dépenses. Vous pouvez définir des catégories par défaut, créer des règles d’approbation automatique, activer la détection de doublons et gérer les préférences de notification. Accédez aux paramètrès en naviguant vers /{slug}/expenses/settings ou en cliquant sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de la boîte de réception.

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Catégorie par défaut

Définissez une catégorie par défaut qui est automatiquement assignee aux nouvelles dépenses lorsqu’aucune catégorie ne peut être determinee à partir du reçu :

1. Naviguez vers les Paramètrès de la Boîte de Réception
2. Sous Catégorie par défaut, sélectionnez une catégorie dans le menu déroulant
3. Cliquez sur Enregistrer

Lorsque Smartbills ne peut pas détectér automatiquement une catégorie à partir du marchand ou du contenu du reçu, la catégorie par défaut est appliquee. Les examinateurs peuvent toujours modifier la catégorie lors du processus d’examen.

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Règles d’approbation automatique

Les règles d’approbation automatique permettent à certaines dépenses d’être automatiquement approuvées sans examen manuel. Ceci est utile pour les dépenses routinières à faible risque qui ne nécessitent pas de vérification humaine.

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Créer une règle

1. Naviguez vers les Paramètrès de la Boîte de Réception
2. Sous Règles d’approbation automatique, cliquez sur Ajouter une règle
3. Définissez les conditions de la règle :
   • Seuil de montant: Approuver automatiquement les dépenses sous un montant spécifique (p. ex. moins de 25 $)
   • Catégorie: Appliquer la règle uniquement à des catégories spécifiques (p. ex. Fournitures de bureau)
   • Employé: Limiter la règle à des employés ou équipes spécifiques
4. Cliquez sur Enregistrer la règle

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Exemples de règles

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Détection de doublons

Smartbills peut détectér les doublons potentiels de dépenses en fonction de criteres de correspondance. Lorsqu’un doublon est détecté, la dépense est signalée pour un examen manuel au lieu d’être traitee automatiquement.

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Configurer la détection

1. Naviguez vers les Paramètrès de la Boîte de Réception
2. Sous Détection de doublons, activez la fonctionnalité
3. Sélectionnez les criteres de correspondance :
   • Même montant et date: Signaler les dépenses avec des montants identiques le même jour
   • Même marchand et montant: Signaler les dépenses du même fournisseur avec le même total
   • Même image de reçu: Utiliser la comparaison d’images pour détectér les reçus re-téléchargés
4. Cliquez sur Enregistrer

Lorsqu’un doublon potentiel est détecté, la dépense apparaît dans la boîte de réception avec un badge d’avertissement Doublon. Cliquez sur la dépense pour la comparer avec l’original suspecte et décidér de la conserver ou de la supprimer.

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Préférences de notification

Controlez quels événements de la boîte de réception declenchent des notifications par courriel ou d.ns l’application pour votre équipe : Pour modifier les préférences de notification :

1. Naviguez vers les Paramètrès de la Boîte de Réception
2. Sous Notifications, activez ou d.©sactivez chaque événement
3. Cliquez sur Enregistrer

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Guides connexes