Gérer les Rôles

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Aperçu

Les rôles déterminent ce que chaque membre de l’équipe peut voir et faire dans Smartbills. L’attribution du bon rôle garantit que les employés disposent de l’accès dont ils ont besoin tout en limitant les opérations sensibles au personnel autorisé. Ce guide explique comment modifier les rôles et quelles permissions chaque rôle comprend.

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Modifier le Rôle d’un Membre

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Tableau des Permissions

Le tableau ci-dessous montre ce que chaque rôle peut faire dans les principales sections de Smartbills.

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Descriptions des Rôles

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Propriétaire

Le Propriétaire à un accès illimité à l’ensemble de l’organisation, y compris la gestion de la facturation, le transfert de propriété et la possibilité de supprimer l’entreprise. Il ne peut y avoir qu’un seul Propriétaire par organisation. La propriété peut être transférée à un autre Administrateur depuis la page d’équipe.

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Administrateur

Les Administrateurs ont un accès complet à toutes les fonctionnalités et paramètres sauf la facturation et le transfert de propriété. Ils peuvent inviter des membres, modifier les rôles, configurer les catégories, gérer les fournisseurs et approuver les rapports de dépenses.

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Gestionnaire

Les Gestionnaires peuvent approuver les rapports de dépenses soumis par les employés de leur département ou équipe assignée. Ils ont un accès en lecture aux dépenses de l’équipe mais ne peuvent pas modifier les paramètres de l’organisation.

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Employé

Les Employés peuvent télécharger des dépenses, créer et soumettre des rapports de dépenses, et consulter leurs propres données. Ils ne peuvent pas accéder aux dépenses des autres membres ni aux paramètres de l’organisation.

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Comptable

Les Comptables peuvent consulter et gérer toutes les dépenses, fournisseurs et catégories à travers l’organisation. Ce rôle est conçu pour les membres de l’équipe financière qui ont besoin d’un accès aux données sans contrôle administratif sur les paramètres d’équipe ou la facturation.

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Délégation

Smartbills prend en charge la délégation temporaire, permettant à un membre d’accorder à un autre membre la capacité d’agir en son nom. Cela est utile lorsqu’un gestionnaire est en vacances et a besoin que quelqu’un d’autre gère les approbations. Pour configurer la délégation :

1. Ouvrez le panneau de détails du membre depuis la page Équipe
2. Cliquez sur Paramètres de délégation
3. Sélectionnez le délégué (la personne qui agira en son nom)
4. Définissez la période de délégation (dates de début et de fin)
5. Cliquez sur Enregistrer

Pendant la période de délégation, le délégué reçoit les notifications d’approbation et peut approuver ou rejeter les rapports au nom du membre original.

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Désactiver un Membre

Si un membre de l’équipe quitte l’organisation ou n’a plus besoin d’accès, vous pouvez désactiver son compte :

1. Ouvrez le panneau de détails du membre
2. Cliquez sur Désactiver
3. Confirmez la desactivation

Les membres désactivés ne peuvent pas se connecter ni accéder à aucune donnée. Leurs dépenses et rapports historiques sont conservés à des fins d’audit.

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