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Aperçu

Catégoriser les dépenses garantit des rapports financiers précis et simplifie le processus d’approbation. Smartbills vous permet d’attribuer une catégorie (à quoi sert la dépense) et un département (à quelle équipe elle appartient) sur chaque dépense.

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Comment Catégoriser une Dépense

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Ouvrir la Dépense

Naviguez vers Dépenses dans la barre latérale, puis cliquez sur la dépense que vous souhaitez catégoriser. La vue détail de la dépense s’ouvre.
2

Sélectionner une Catégorie

Cliquez sur le menu déroulant Catégorie dans la vue détail de la dépense. Vous pouvez :
  • Parcourir la liste complète des catégories
  • Taper pour rechercher une catégorie spécifique
  • Sélectionner la catégorie qui décrit le mieux la dépense
Les catégories courantes incluent Voyage, Repas et Divertissements, Fournitures de Bureau, Logiciels et Abonnements, Transport et Services Professionnels.
3

Attribuer un Département (Optionnel)

Si votre organisation utilisé des départements, cliquez sur le menu déroulant Département pour en attribuer un. Les départements aident à suivre les dépenses par équipe ou centre de coûts.
4

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la catégorie et le département. La liste des dépenses se met à jour pour afficher les valeurs attribuées.

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Catégorisation Automatique par l’IA

Smartbills peut automatiquement suggérer des catégories en fonction du nom du commerçant. Par exemple, une dépense d’une compagnie aérienne connue peut être automatiquement attribuée à Voyage, tandis qu’un reçu de restaurant peut être attribué par défaut à Repas et Divertissements. La catégorisation automatique s’améliore au fil du temps à mesure que vous examinez et corrigez les suggestions. Le système apprend de vos choix pour faire de meilleures prédictions à l’avenir.
Si la catégorisation automatique attribue la mauvaise catégorie, changez-la simplement. Votre correction entraîne l’IA pour les futurs reçus du même commerçant.

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Catégories Personnalisées

Si les catégories par défaut ne correspondent pas à vos besoins, les administrateurs peuvent créer des catégories personnalisées :
  1. Allez dans Paramètrès > Catégories
  2. Cliquez sur Ajouter une Catégorie
  3. Entrez un nom, une description optionnelle et un code GL
  4. Enregistrez la nouvelle catégorie
Les catégories personnalisées apparaissent dans le menu déroulant à côté des catégories par défaut. Consultez Paramètrès - Catégories pour plus de détails.

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Prochaînes Étapes

Diviser une Dépense

Divisez une dépense entre plusieurs catégories ou d.©partements

Créer un Rapport de Dépenses

Regroupez les dépenses catégorisées dans un rapport