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Aperçu

Lorsqu’un rapport presente des problèmes que le soumetteur peut corriger, demander des modifications est la meilleure approche. Contrairement au rejet, cette action conserve le rapport intact et permet à l’employé d’apporter des corrections et de soumettre à nouveau sans créer un nouveau rapport de zero.
Plus collaboratif que le rejet. Demander des Modifications est l’action recommandee lorsque le rapport est globalement correct mais necessite des corrections mineures. Le soumetteur peut modifier les dépenses, joindre les reçus manquants et soumettre à nouveau le même rapport.

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Étapes

1

Ouvrir le Rapport en Attente

Accédez à Approbations dans la barre latérale gauche et cliquez sur le rapport que vous souhaitez examiner. Seuls les rapports avec un statut En attente peuvent faire l’objet d’une demande de modifications.
2

Examiner le Rapport

Examinez le résumé du rapport et les dépenses individuelles. Identifiez les éléments spécifiques qui nécessitent une attention particulière. Notez quelles dépenses nécessitent des corrections afin de pouvoir fournir des commentaires détaillés.
3

Cliquer sur Demander des Modifications

Cliquez sur le bouton Demander des Modifications dans le coin supérieur droit de la vue détaillée du rapport.
4

Ajouter des Commentaires Expliquant les Changements Nécessaires

Une boîte de dialogue apparaît ou vous pouvez decrire les modifications requises. Soyez précis sur ce qui doit être corrige pour que le soumetteur puisse agir rapidement.Exemples de bonnes demandes de modifications :
  • “Veuillez joindre le reçu pour le diner client du 8 mars (120 $).”
  • “Le taux kilométrique utilisé pour l’entree du 15 mars semble incorrect. Veuillez recalculer en utilisant le taux actuel de l’entreprise.”
  • “Le dejeuner d’équipe du 20 mars necessite la liste des participants dans la description.”
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Signaler des Dépenses Spécifiques (Facultatif)

Si la configuration de votre organisation le permet, vous pouvez signaler des dépenses individuelles dans le rapport qui nécessitent une attention particulière. Cela aide le soumetteur à localiser les éléments exacts à corriger.
  • Cliquez sur l’icône de signalement à côté de toute dépense nécessitant des modifications
  • Ajoutez une note spécifique à cette dépense
  • Les dépenses signalées sont mises en evidence lorsque le soumetteur ouvre le rapport
6

Confirmer la Demande

Cliquez sur Soumettre la Demande pour renvoyer le rapport au soumetteur. Le statut du rapport passe à Modifications Demandées.
7

Le Rapport Retourne au Soumetteur

Le soumetteur recoit une notification avec vos commentaires et les dépenses signalées. Le rapport apparaît dans sa liste avec un statut Modifications Demandées et il peut l’ouvrir, apporter les corrections nécessaires et soumettre à nouveau.

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Ce Qui Se Passe Ensuite

Après avoir demande des modifications :
  1. Le rapport passe au statut Modifications Demandées et quitte votre file d’approbation
  2. Le soumetteur recoit une notification avec vos commentaires
  3. Le soumetteur modifié le rapport, correction des dépenses, ajout de reçus ou mise à jour des descriptions
  4. Le soumetteur soumet à nouveau le rapport
  5. Le rapport retourné dans votre file d’approbation avec un statut En attente
  6. Vous examinez le rapport mis à jour et approuvez, rejetez ou d.mandez des modifications supplémentaires
Pas de limite de cycles. Vous pouvez demander des modifications plusieurs fois sur le même rapport. Chaque cycle de commentaires est conserve dans la chronologie du rapport pour que les deux parties puissent consulter l’historique complet.

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Quand Demander des Modifications vs. Rejeter

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Conseils pour des Demandes de Modifications Efficaces

  • Soyez precis: Référencez les dépenses exactes par date, commercant ou montant pour que le soumetteur puisse les trouver rapidement
  • Expliquez pourquoi: Indiquez non seulement ce qui doit changer mais pourquoi, surtout si c’est lie à une politique
  • Utilisez les signalements: Signalez les dépenses individuelles lorsque possible au lieu de les decrire dans un commentaire général
  • Soyez constructif: Formulez les commentaires comme des conseils plutot que des critiques pour maintenir une relation de travail collaborative

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Prochaînes Étapes

Approuver un Rapport

Approuver un rapport après que les modifications ont été apportées

Rejeter un Rapport

Rejeter un rapport lorsque les modifications sont insuffisantes