Qu’est-ce qu’un flux d’approbation?
Les flux d’approbation définissent qui révise et autorise les dépenses et les rapports de dépenses avant qu’ils puissent être remboursés. Smartbills prend en charge deux types d’approbations : les approbations au niveau de la dépense pour les transactions individuelles et les approbations au niveau du rapport pour les rapports de dépenses complets. Les flux peuvent être configurés avec un seul approbateur ou une chaîne à plusieurs niveaux selon les politiques de votre organisation.Deux types d’approbations
Approbations au niveau de la dépense
Les approbations au niveau de la dépense (/:slug/approvals) permettent aux approbateurs de réviser et d’agir sur les dépenses individuelles une par une. Ceci est utile lorsque les dépenses doivent être approuvées à mesure qu’elles arrivent plutôt que d’attendre leur regroupement dans un rapport.
- Chaque dépense est approuvée ou rejetée indépendamment
- Couramment utilisé pour les dépenses de la Boîte de réception qui ne passent pas par les rapports de dépenses
- Permet un délai de traitement plus rapide sur les transactions individuelles
Approbations au niveau du rapport
Les approbations au niveau du rapport (/:slug/approbations) s’appliquent aux rapports de dépenses entiers. Lorsqu’un employé soumet un rapport, l’approbateur examine toutes les dépenses du rapport ensemble et prend une seule décision.
- L’approbateur voit le rapport complet avec toutes les dépenses, les reçus et les totaux
- Le rapport est approuvé ou rejeté dans son ensemble (les dépenses individuelles peuvent être signalées pour modifications)
- C’est le flux de travail standard pour le remboursement des dépenses du Dépenses Personnel
Comment ça fonctionne
1
Soumission
Un employé soumet un rapport de dépenses ou une dépense individuelle est signalée pour approbation. Le système identifié le(s) bon(s) approbateur(s) selon la chaîne d’approbation configurée.
2
Notification
L’approbateur désigné reçoit un courriel et une notification dans l’application indiquant qu’un élément attend sa révision. La notification inclut un résumé de la dépense ou du rapport avec le montant total.
3
Révision
L’approbateur ouvre l’élément et examine les détails : reçus, montants, catégories, informations du fournisseur et justification d’affaires. Il peut ajouter des commentaires ou poser des questions.
4
Décision
L’approbateur prend l’une des trois actions suivantes : Approuver l’élément, le Rejeter avec une raison, ou Demander des modifications pour demander au soumetteur de corriger des problèmes spécifiques.
5
Escalade (Plusieurs niveaux)
Si la chaîne d’approbation comporte plusieurs niveaux, l’élément passe à l’approbateur suivant après que le premier niveau à approuvé. Cela continue jusqu’à ce que tous les niveaux requis aient approuvé. Si un niveau rejette, l’élément est renvoyé au soumetteur.
6
Résolution
Une fois toutes les approbations requises obtenues, la dépense ou le rapport passe au statut Approuvé et procède au remboursement. En cas de rejet, le soumetteur peut corriger les problèmes et soumettre à nouveau.
Configurations des chaînes d’approbation
Actions de l’approbateur
Notifications et escalades
Smartbills tient tous les participants informés tout au long du processus d’approbation :- Notification de soumission : Les approbateurs sont notifiés par courriel et dans l’application lorsqu’un nouvel élément nécessite leur révision
- Notification de décision : Les soumetteurs sont notifiés lorsque leur dépense ou rapport est approuvé, rejeté ou retourné pour modifications
- Notifications de rappel : Si un approbateur n’a pas agi dans un délai configurable, un rappel est envoyé automatiquement
- Escalade : Après plusieurs rappels, l’élément peut être escaladé au niveau suivant ou à un administrateur, selon la configuration
Terminologie clé
Rôles impliqués
Guides connexes
Rapports de dépenses
Comprendre comment les rapports sont créés et soumis pour approbation
Approuver un rapport
Guide étape par étape pour approuver un rapport de dépenses
Rejeter un rapport
Comment rejeter un rapport et fournir des commentaires
Rôles et Permissions
En savoir plus sur les rôles pouvant approuver les dépenses