Qu’est-ce que le Coffre-fort?
Le Coffre-fort est le système de stockage sécurisé de documents de Smartbills pour les reçus, les rapports de dépenses, les factures et autres documents financiers. Il agit comme un classeur numérique ou tous les documents liés aux dépenses sont organisés, recherchables et disponibles pour les audits. Le Coffre-fort assure que votre organisation maintient une piste documentaire complète pour chaque transaction, avec des documents archivés automatiquement à mesure que les dépenses progressent dans leur cycle de vie. Le Coffre-fort est accessible depuis/{slug}/vault.
Comment ça fonctionne
1
Archivage automatique
Lorsqu’une dépense est créée, son image de reçu ou PDF est stocké dans le Coffre-fort. À mesure que la dépense progresse dans son cycle de vie (catégorisée, ajoutée à un rapport, approuvée, remboursée), l’enregistrement du Coffre-fort est mis à jour avec les dernières métadonnées.
2
Archivage des rapports
Lorsqu’un rapport de dépenses est approuvé et remboursé, le rapport complet, incluant toutes les dépenses jointes, reçus, commentaires et l’historique d’approbation, est archivé comme un ensemble documentaire unique dans le Coffre-fort.
3
Téléversement manuel
Les utilisateurs peuvent également téléverser des documents directement dans le Coffre-fort qui ne sont pas liés à une dépense spécifique. Ceci est utile pour les contrats, les ententes fournisseurs ou d.autres documents financiers de support.
4
Recherche et récupération
Tous les documents du Coffre-fort sont indexés et recherchables. Vous pouvez chercher par nom de fournisseur, période, montant, catégorie, employé ou tout texte extrait par l’OCR du document.
Ce qui est stocké
Contrôle d’accès
L’accès au Coffre-fort est régi par la permissionVAULT_VIEW. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent parcourir et récupérer les documents stockés.
Le Coffre-fort est en lecture seule pour la plupart des utilisateurs. Les documents sont archivés automatiquement par le système. Seuls les administrateurs peuvent supprimer des documents du Coffre-fort.
Recherche et récupération
Le Coffre-fort offre plusieurs façons de trouver des documents :Terminologie clé
Rôles impliqués
Guides connexes
Gérer les documents
Comment rechercher, consulter et organiser les documents dans le Coffre-fort
Aperçu du Coffre-fort
Naviguer dans le Coffre-fort de l’application web
Rapports de dépenses
Comprendre comment les rapports sont archivés après remboursement
Rôles et Permissions
En savoir plus sur qui peut accéder au Coffre-fort