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Aperçu

Les factures dans Smartbills suivent un flux d’approbation similaire à celui des rapports de dépenses. Avant qu’une facture fournisseur puisse être payee, elle peut devoir être examinee et approuvée par un ou plusieurs utilisateurs autorises. Ce guide explique le flux de travail du point de vue de l’approbateur et du soumetteur.
Configuration des approbations : Les flux d’approbation des factures sont configures par les administrateurs dans Paramètres > Flux d’approbation. Le nombre de niveaux d’approbation, les seuils et les approbateurs designes varient selon l’organisation.

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Fonctionnement de l’Approbation des Factures

Le cycle de vie de l’approbation des factures suit ces étapes :
  1. Un utilisateur téléchargé une facture et l’enregistre
  2. La facture entre dans la file d’approbation avec un statut En attente
  3. L’approbateur designe examine la facture
  4. L’approbateur approuvé ou rejette la facture
  5. Si approuvée, la facture passe au statut Approuvée et peut être payee
  6. Si rejetée, le soumetteur est notifie avec une raison

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Pour les Approbateurs

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Examiner une Facture

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Ouvrir la Facture

Accédez à Approbations ou Factures dans la barre latérale. Les factures en attente de votre approbation apparaissent avec un badge En attente. Cliquez sur une facture pour ouvrir sa vue détaillée.
2

Vérifier le Fournisseur et le Montant

Vérifiez que le fournisseur est correct et reconnu dans votre répertoire de fournisseurs. Confirmez que le montant de la facture correspond au document original et que les taxes sont correctement calculees.
3

Vérifier les Documents Justificatifs

Examinez le document de facture joint. Confirmez que :
  • La facture est lisible et complété
  • Les éléments de ligne correspondent au total indique
  • Les conditions de paiement et la date d’echeance sont correctes
  • La facture n’a pas déjà été payee (vérifiéz les doublons)
4

Approuver ou Rejeter

Après examen, effectuez l’une des actions suivantes :Pour approuver :
  1. Cliquez sur Approuver
  2. Ajoutez une note facultative
  3. Cliquez sur Confirmer l’Approbation
Pour rejeter :
  1. Cliquez sur Rejeter
  2. Saisissez une raison de rejet (obligatoire)
  3. Cliquez sur Confirmer le Rejet

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Seuils d’Approbation

Votre organisation peut avoir des seuils bases sur les montants qui determinent quelles factures nécessitent une approbation :
Vérifiez vos seuils. Demandez à votre administrateur quels seuils d’approbation s’appliquent à votre role afin de savoir quelles factures vous seront acheminees.

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Pour les Soumetteurs

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Téléchargement et Soumission

1

Télécharger la Facture

Suivez les étapes du guide Télécharger une Facture pour télécharger la facture fournisseur et remplir les détails.
2

Soumettre pour Approbation

Lorsque vous enregistrez la facture, elle est automatiquement soumise pour approbation si votre organisation l’exige. La facture passe au statut En attente.
3

Suivre le Statut

Surveillez la progression de la facture dans la liste des factures. La colonne de statut indique ou elle en est dans le processus d’approbation :
  • En attente: En attente de l’examen de l’approbateur
  • Approuvée: Approuvée et prête pour le paiement
  • Rejetée: Rejetée par l’approbateur (consultez la raison dans la chronologie de la facture)

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Gérer une Facture Rejetée

Si votre facture est rejetée :
  1. Ouvrez la facture rejetée pour lire la raison de l’approbateur
  2. Corrigez les problèmes identifies, cela peut impliquer le téléchargement d’un nouveau document, la correction du montant ou la mise à jour des informations du fournisseur
  3. Enregistrez les modifications pour soumettre à nouveau la facture pour approbation
  4. La facture retourné dans la file d’approbation

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Piste d’Audit des Approbations

Chaque action sur une facture est enregistrée dans la chronologie en bas de la vue détaillée de la facture :
  • Qui à téléchargé la facture et quand
  • Qui l’a approuvée ou rejetée, avec les horodatages
  • Les notes ou commentaires ajoutes pendant le processus
  • Les changements de statut et les modifications
Cette piste d’audit fournit un historique complet à des fins de conformité et de comptabilité.

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Prochaînes Étapes

Télécharger une Facture

Découvrez comment télécharger et traiter les factures fournisseurs

Aperçu des Factures

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Aperçu des Approbations

Decouvrir le système d’approbation global

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