Introduction
Le kilométrage permet aux employés d’enregistrer leurs déplacements professionnels et d’en demander le remboursement. Vous saisissez un trajet, Smartbills calcule la distance, applique le taux de remboursement qui s’applique à votre entreprise, et génère une dépense que vous pouvez ajouter à un rapport de dépenses. Le kilométrage apparaît sous Trajets kilométriques dans la barre latérale.Le kilométrage est rattaché à une entreprise : il n’apparaît donc pas dans votre compte personnel. Tout le monde peut enregistrer et consulter ses propres trajets.
Comment un trajet devient un remboursement
Un trajet passe par deux étapes. Comprendre cette distinction explique l’essentiel du comportement de l’interface.1
Enregistré
Vous saisissez le trajet, le véhicule et la date. Le trajet affiche une distance calculée et un remboursement estimé, mais aucune dépense n’existe encore. Son statut est Enregistré.
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Converti
La conversion crée une véritable dépense de kilométrage dans votre liste de dépenses. À partir de là, le trajet porte le statut du rapport de dépenses auquel il appartient, en commençant par Non déclaré.
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Déclaré
Vous ajoutez la dépense à un rapport et le soumettez comme n’importe quelle autre dépense. Il suit ensuite le parcours normal d’approbation et de remboursement.
Ce qui détermine le montant
Trois éléments décident de la valeur d’un trajet.
Les taux sont souvent progressifs. Dans un programme progressif comme celui de l’ARC, la première partie de votre distance annuelle est remboursée à un taux plus élevé, et tout ce qui dépasse un seuil annuel à un taux plus faible. Smartbills suit votre distance cumulée depuis le début de l’année et applique automatiquement le bon palier. Voir Taux kilométriques.
Dans cette section
Gérer les véhicules
Ajoutez les véhicules que vous conduisez
Enregistrer un trajet
Saisissez un trajet et laissez Smartbills calculer la distance
Arrêts multiples et aller-retour
Ajoutez des arrêts, réorganisez-les, incluez le retour
Convertir en dépense
Transformez vos trajets en dépenses réclamables
Ajouter à un rapport
Réclamez le kilométrage avec vos autres dépenses
Taux kilométriques
Configurez les taux de remboursement