Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses?
Un rapport de dépenses est un ensemble de dépenses connexes regroupées pour révision, approbation et remboursement. Les employés créent des rapports pour soumettre leurs dépenses d’affaires payées de leur poche à leur gestionnaire ou à l’équipe financière. Chaque rapport comprend un titre, une justification d’affaires et une ou plusieurs dépenses avec leurs reçus justificatifs. Les rapports de dépenses constituent le mécanisme principal par lequel les dépenses du Dépenses Personnel passent de l’employé à l’approbateur et finalement au remboursement.Comment ça fonctionne
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Brouillon
L’employé crée un nouveau rapport de dépenses depuis la page Rapports de dépenses (
/{slug}/expense-reports). Il lui donne un titre, décrit la justification d’affaires, définit une période et commence à ajouter des dépenses depuis son Dépenses.2
Ajout des dépenses
L’employé sélectionne une ou plusieurs dépenses de son Dépenses Personnel et les joint au rapport. Chaque dépense doit déjà avoir un reçu, une catégorie et tous les champs requis remplis. Les dépenses ajoutées à un rapport passent au statut Dans un rapport.
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Soumission
Lorsque le rapport est complet, l’employé le soumet pour approbation. Le statut du rapport passe à Soumis et le(s) approbateur(s) désigné(s) reçoivent une notification. Une fois soumis, l’employé ne peut plus modifier le rapport sauf s’il le rappelle ou si l’approbateur demande des modifications.
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En révision
L’approbateur examine chaque dépense du rapport, vérifiant les reçus, les montants, les catégories et la justification d’affaires. L’approbateur peut approuver l’ensemble du rapport, le rejeter ou d.mander des modifications sur des dépenses spécifiques.
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Approuvé ou Rejeté
En cas d’approbation, le rapport passe au statut Approuvé et toutes les dépenses incluses sont marquées comme approuvées. En cas de rejet, l’employé est notifié avec la raison et peut apporter des corrections avant de soumettre à nouveau. Voir Flux d’approbation pour les détails sur les approbations à plusieurs niveaux.
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Remboursé
Après approbation, l’équipe financière traite le remboursement. Le statut du rapport passe à Remboursé et l’employé reçoit une confirmation. Le rapport et tous les reçus joints sont automatiquement archivés dans le Coffre-fort.
Statuts des rapports
Contenu d’un rapport
Terminologie clé
Rôles impliqués
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