Gérer les Dépenses

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Introduction

La Boîte de Réception des Dépenses offre des outils puissants pour gérer les dépenses à grande échelle. Au lieu d’examiner chaque dépense individuellement, vous pouvez sélectionner plusieurs dépenses et appliquer des actions en lot, utiliser des filtres avances pour trouver des transactions spécifiques et exporter les données pour la comptabilité.

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Sélectionner des dépenses

Pour effectuer des actions en lot, vous devez d’abord sélectionner une ou plusieurs dépenses :

1. Cliquez sur la case à cocher à gauche de chaque ligne de dépense que vous souhaitez sélectionner
2. Pour sélectionner toutes les dépenses visibles, cliquez sur la case à cocher dans l’en-tete du tableau
3. Une barre d’outils apparaît en haut du tableau indiquant le nombre d’éléments sélectionnes et les actions en lot disponibles

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Actions en lot

Avec une ou plusieurs dépenses sélectionnées, les actions en lot suivantes deviennent disponibles dans la barre d’outils :

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Catégoriser en lot

Assignez la même catégorie à toutes les dépenses sélectionnées :

1. Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez catégoriser
2. Cliquez sur Catégoriser dans la barre d’outils
3. Choisissez une catégorie dans le menu déroulant
4. Confirmez la modification

Ceci est utile lorsque vous recevez un lot de dépenses du même fournisseur ou événement qui appartiennent toutes à la même catégorie.

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Assigner le département en lot

Définissez le département pour plusieurs dépenses à la fois :

1. Sélectionnez les dépenses cibles
2. Cliquez sur Assigner le département dans la barre d’outils
3. Choisissez le département dans le menu déroulant
4. Confirmez l’assignation

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Supprimer en lot

Supprimez définitivement les dépenses sélectionnées :

1. Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez supprimer
2. Cliquez sur Supprimer dans la barre d’outils
3. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue

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Recherche de dépenses

La barre de recherche en haut de la boîte de réception prend en charge les criteres de recherche suivants : Les résultats de recherche se mettent à jour en temps réel pendant que vous tapez. Vous pouvez combiner la recherche avec les filtres pour des résultats encore plus precis.

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Filtrer les dépenses

Utilisez les contrôles de filtre au-dessus du tableau des dépenses pour affiner la vue :

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Filtre de statut

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Filtre de catégorie

Sélectionnez une ou plusieurs catégories pour afficher uniquement les dépenses correspondantes. Les catégories sont configurées dans Paramètres > Catégories.

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Filtre de département

Sélectionnez un département pour voir les dépenses allouees à une unite d’affaires spécifique.

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Filtre de plage de dates

Définissez une date de debut et une date de fin pour afficher uniquement les dépenses d’une période spécifique. Les options predefinies incluent :

• Cette semaine
• Ce mois-ci
• Le mois dernier
• Le trimestre dernier
• Plage personnalisée

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Exporter les dépenses

Exportez les données de dépenses filtrees pour une utilisation dans un logiciel comptable ou pour des rapports externes :

1. Appliquez les filtres souhaites pour réduire la liste des dépenses
2. Cliquez sur le bouton Exporter dans le coin supérieur droit de la boîte de réception
3. Choisissez votre format d’exportation :
   • CSV: Valeurs séparées par des virgules pour l’importation dans les logiciels de comptabilité et les tableurs
   • Excel: Tableur formate avec des en-tetes de colonnes et des types de données
4. Le fichier se téléchargé sur votre ordinateur

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Guides connexes