Aperçu
Chaque personne d’une entreprise a un seul rôle. Ce rôle détermine ce qui apparaît dans la barre latérale et ce que vous êtes autorisé à faire. Les rôles se définissent dans Paramètres > Espace de travail > Équipe, et seuls les Administrateurs peuvent les modifier.Les cinq rôles
Il n’existe pas de rôle Propriétaire. Tout ce dont un propriétaire aurait besoin, y compris la facturation et la capacité de modifier les accès, relève du rôle Administrateur.
Approuver et payer sont volontairement séparés
Un Gestionnaire peut approuver un rapport de dépenses mais ne peut pas le rembourser. La libération des fonds est réservée aux Administrateurs financiers et aux Administrateurs. C’est délibéré. Cela garantit qu’une même personne ne peut pas à la fois autoriser une demande et la payer, ce qui est le contrôle que recherchent la plupart des auditeurs. C’est aussi la raison pour laquelle un Gestionnaire qui a approuvé un rapport le voit encore ensuite : il attend la finance, pas lui.Pourquoi votre barre latérale diffère de celle d’un collègue
La section entreprise n’apparaît que si votre rôle vous donne accès à quelque chose qu’elle contient. Un Membre n’y a accès à rien, et ne voit donc que Tableau de bord, Trajets kilométriques, Dépenses et Rapports de dépenses. Il en va de même dans les Paramètres. Un Administrateur financier voit Catégories, Départements et Employés. Un Membre ne voit que Véhicules et Délégation, car ces deux-là sont personnels plutôt que propres à l’entreprise. C’est aussi pourquoi la barre latérale peut changer quand vous passez d’une entreprise à l’autre. Votre rôle est propre à chaque entreprise. Voir Changer d’entreprise.Questions fréquentes
Je ne vois pas Factures, Fournisseurs ou Coffre-fort
Je ne vois pas Factures, Fournisseurs ou Coffre-fort
Ces sections demandent le rôle Administrateur financier ou Administrateur. Les Gestionnaires et les Membres ne les ont pas. Demandez à un Administrateur si vous avez besoin d’y accéder.
J'ai approuvé un rapport mais je ne peux pas le marquer remboursé
J'ai approuvé un rapport mais je ne peux pas le marquer remboursé
Vous êtes Gestionnaire. L’approbation et le paiement sont séparés : le rapport attend maintenant un Administrateur financier ou un Administrateur.
Je ne peux pas inviter un nouveau membre
Je ne peux pas inviter un nouveau membre
Seuls les Administrateurs peuvent inviter des personnes ou modifier des rôles. Les Administrateurs financiers ne le peuvent pas, même s’ils modifient la plupart des autres paramètres.
Je suis Administrateur financier et je ne peux pas soumettre mon propre rapport
Je suis Administrateur financier et je ne peux pas soumettre mon propre rapport
C’est une limitation connue. Les Administrateurs financiers peuvent approuver et rembourser les rapports des autres, mais ne peuvent ni soumettre ni supprimer les leurs.Si vos contrôleurs doivent aussi réclamer leurs propres dépenses, contactez le support Smartbills. N’y remédiez pas en les passant Administrateur, ce qui leur accorderait bien plus que nécessaire.
Quelqu'un doit me remplacer pendant mon absence
Quelqu'un doit me remplacer pendant mon absence
Utilisez la délégation plutôt que de changer son rôle. Elle lui permet d’agir pour vous temporairement, conserve la trace de qui a fait quoi, et s’annule facilement. Voir Délégation.
Modifier le rôle d’une personne
1
Ouvrir les paramètres de l'équipe
Allez dans Paramètres > Espace de travail > Équipe.
2
Choisir la personne et le nouveau rôle
Le changement prend effet immédiatement.
Voir aussi
Inviter des membres
Ajouter des personnes à votre entreprise
Délégation
Autoriser quelqu’un à agir pour vous
Journal d'audit
Vérifier qui a approuvé ou payé
Changer d'entreprise
Pourquoi vos accès varient