Aperçu
Lorsqu’un employé soumet un rapport de dépenses, celui-ci apparaît dans votre file d’approbation. Ce guide vous accompagne dans le processus d’examen du rapport, de vérification de son contenu et d’approbation.Permissions requises : Vous devez avoir un rôle d’approbateur attribué à votre compte. La section Approbations n’apparaît dans la barre latérale que pour les utilisateurs disposant de permissions d’approbation.
Étapes
1
Accéder aux Approbations
Cliquez sur Approbations dans la barre latérale gauche. Un badge sur l’icône indique le nombre d’éléments en attente de votre révision.
2
Ouvrir un Rapport en Attente
Dans la file d’approbation, cliquez sur le rapport de dépenses que vous souhaitez examiner. Les rapports avec un statut En attente attendent votre action. Vous pouvez utiliser les filtres en haut pour affiner la liste par date, soumetteur ou montant.
3
Examiner le Résumé du Rapport
La vue détaillée du rapport affiche un résumé en haut avec les informations clés :
- Montant total: La valeur combinee de toutes les dépenses du rapport
- Nombre de dépenses: Combien de dépenses individuelles sont incluses
- Soumetteur: L’employé qui à créé et soumis le rapport
- Plage de dates: La période couverte par les dépenses
- Description: Les notes que le soumetteur à incluses
4
Examiner les Dépenses Individuelles
Sous le résumé, vous verrez une liste de toutes les dépenses incluses dans le rapport. Cliquez sur n’importe quelle dépense pour ouvrir son panneau de détails et vérifier :
- L’image du reçu ou le document
- Le montant et la devise
- La catégorie et la description
- Le nom du commerçant et la date
- Les signalements de conformité aux politiques
5
Cliquer sur Approuver
Une fois que vous êtes satisfait du rapport, cliquez sur le bouton Approuver dans le coin supérieur droit de la vue détaillée du rapport.
6
Ajouter une Note d'Approbation (Facultatif)
Une boîte de dialogue de confirmation apparaît. Vous pouvez ajouter une note facultative pour le soumetteur, comme un commentaire sur la révision ou un rappel pour les soumissions futures. Cette note est visible par le soumetteur dans la chronologie de son rapport.
7
Confirmer l'Approbation
Cliquez sur Confirmer l’Approbation pour finaliser. Le statut du rapport passe de En attente à Approuvé.
8
Le Soumetteur est Notifié
L’employé qui à soumis le rapport reçoit une notification indiquant que son rapport a été approuvé. Si l’approbation multi-niveaux est activée, le rapport avance vers le prochain approbateur dans la chaîne.
Après l’Approbation
Une fois un rapport approuvé :- Le rapport passe au statut Approuvé dans la liste des rapports du soumetteur
- Si configuré, le rapport est transmis à l’équipe financière pour le traitement du remboursement
- Une entrée est ajoutée à la piste d’audit d’approbation avec votre nom, l’horodatage et les notes eventuelles
- Le rapport approuvé et ses reçus sont archivés dans le Coffre-fort
Conseils pour les Approbateurs
- Vérifiez les signalements de politique: Smartbills met en évidence les dépenses qui pourraient enfreindre la politique de l’entreprise. Examinez-les attentivement avant d’approuver.
- Utilisez les notes: Laissez une note lorsque vous approuvez un rapport avec des problèmes mineurs afin que le soumetteur puisse corriger ses habitudes pour la prochaine fois.
- Agissez rapidement: Les rapports en attente retardent les remboursements des employés. Essayez d’examiner les soumissions dans le délai prévu par votre organisation.
Prochaines Étapes
Rejeter un Rapport
Comment rejeter un rapport qui ne peut pas être approuvé
Demander des Modifications
Renvoyer un rapport pour révisions au lieu de le rejeter