Introduction
L’examen des dépenses est une étape essentielle du processus financier. Lorsque les employés telechargent des reçus ou transmettent des dépenses, ces éléments apparaissent dans la Boîte de Réception des Dépenses pour que les gestionnaires et les comptables les vérifiént. Ce guide vous accompagne dans le processus d’examen de chaque dépense pour garantir l’exactitude, la bonne categorisation et la conformité aux politiques.Processus d’examen
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Naviguer vers les Dépenses
Cliquez sur Dépenses dans la barre latérale pour ouvrir la Boîte de Réception des Dépenses. Vous pouvez aussi naviguer directement vers
/{slug}/expenses. La boîte de réception affiché toutes les dépenses de l’entreprise avec leur statut actuel.2
Filtrer par statut
Utilisez le filtre de statut en haut de la boîte de réception pour vous concentrer sur les dépenses qui nécessitent votre attention. Filtres courants pour les examinateurs :
- En attente: Dépenses en attente d’un premier examen
- Information manquante: Dépenses incompletes nécessitant des précisions de l’employé
- Signalée: Dépenses signalées pour des violations de politique ou des montants inhabituels
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Ouvrir la vue détaillée
Cliquez sur n’importe quelle ligne de dépense pour ouvrir le panneau de détail. La vue détaillée affiché l’image du reçu d’un côté et les données de la dépense de l’autre, vous permettant de les comparer côté à cote.
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Vérifier les données du reçu
Comparez l’image du reçu avec les champs de données extraits :
- Nom du marchand: Correspond-il au fournisseur sur le reçu ?
- Date: La date de transaction est-elle correcte ?
- Montant: Le total correspond-il, incluant les taxes ?
- Devise: La bonne devise est-elle sélectionnée ?
- Articles: Le cas echeant, les articles individuels correspondent-ils ?
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Vérifier la catégorie et le département
Vérifiez que la dépense à été assignee à la bonne catégorie et au bon département :
- Catégorie: La dépense est-elle correctement classee (p. ex. Repas, Voyage, Fournitures de bureau) ?
- Département: Est-elle allouee à la bonne unite d’affaires ou centre de couts ?
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Agir
Après avoir examine la dépense, choisissez l’une des actions suivantes :
- Approuver: Marquer la dépense comme vérifiée et correctement categorisee. Elle passe au statut Approuvée.
- Signaler: Signaler la dépense pour une violation de politique, un montant inhabituel ou une justification manquante. Ajoutez une note expliquant la raison.
- Retourner pour revision: Renvoyer la dépense à l’employé avec un commentaire decrivant ce qui doit être corrige (p. ex. reçu manquant, montant incorrect, justification requise).
Points de vérification
Lors de l’examen d’une dépense, vérifiéz les éléments suivants :Raccourcis clavier
Accelerez votre processus d’examen avec les raccourcis clavier :Guides connexes
Gérer les Dépenses
Effectuer des actions en lot sur plusieurs dépenses
Paramètres de la Boîte de Réception
Configurer les règles d’approbation automatique et la détection de doublons
Catégories et Départements
Comprendre le fonctionnement de la categorisation
Flux d'approbation
Decouvrir les approbations simples et à plusieurs niveaux