Resumen
El journal de auditoría responde preguntas a posteriori. Quién aprobó este informe. Quién cambió el importe. Quién lo reembolsó y en qué fecha. Vaya a Ajustes > Seguridad > Journal de auditoría (Settings > Security > Audit log). Lo ven los Administradores y los Administradores financieros.Buscar el historial de un solo informe
Si está investigando una única solicitud, no empiece aquí. Abra el informe de gastos y consulte su historial. Muestra en orden todo lo que le ha ocurrido, sin que tenga que filtrar nada. Use el journal cuando necesite mirar muchos informes a la vez, por ejemplo en una revisión de cierre de periodo.Qué puede consultar
El journal cubre toda la vida de un informe de gastos: cuándo se creó, se envió, se aprobó, se rechazó, se devolvió para cambios, se recuperó y se reembolsó. También registra cada gasto añadido a un informe, retirado, editado o sustituido, junto con los comentarios dejados por el camino. Cada entrada indica quién lo hizo y cuándo.Preguntas frecuentes que resuelve
¿Quién aprobó este informe de gastos?
¿Quién aprobó este informe de gastos?
Busque el informe y su entrada de aprobación. Indica el aprobador y la fecha. Si antes se devolvió para cambios, verá también esa entrada anterior, así que sabrá si se aprobó a la primera.
¿Se cambió algo después de aprobarlo?
¿Se cambió algo después de aprobarlo?
Busque ediciones o sustituciones de gastos con fecha posterior a la aprobación. Son las entradas que conviene revisar en una auditoría, porque son cambios hechos sobre un informe ya validado.
¿Quién realizó realmente el pago?
¿Quién realizó realmente el pago?
Las entradas de reembolso se registran aparte de las aprobaciones, y suelen ser personas distintas. Los Responsables pueden aprobar pero no reembolsar, así que quien liberó el dinero siempre es un Administrador financiero o un Administrador.
Alguien aprobó en nombre de mi responsable. ¿Queda registrado?
Alguien aprobó en nombre de mi responsable. ¿Queda registrado?
Sí. Cuando un delegado actúa por otra persona, el journal nombra a las dos. Una aprobación hecha por un delegado nunca es indistinguible de la del propio responsable. Consulte Delegación.
Un gasto desapareció de un informe. ¿Dónde fue?
Un gasto desapareció de un informe. ¿Dónde fue?
Las retiradas quedan registradas. Verá quién lo quitó del informe y cuándo. El gasto en sí no se elimina, sigue en la lista de su propietario.
Las facturas de proveedor
Las facturas no están en el journal de auditoría. Cada una conserva su propio historial, accesible desde la factura, con cada cambio de estado y su autor. Consulte Ciclo de vida del pago.Véase también
Delegación
Cómo se registran las acciones en nombre de otro
Roles y permisos
Quién puede aprobar y reembolsar