Resumen
Un aprobador que no puede aprobar un informe tal cual, pero tampoco quiere rechazarlo, solicita cambios. El informe vuelve a usted con el estado Requires Changes y una explicación de lo que hay que corregir. Es el camino normal ante un recibo que falta o una categoría equivocada. El rechazo se reserva para solicitudes que no debieron hacerse.Localizar los informes que le esperan
La entrada Expense Reports de la barra lateral muestra un indicador con el número de informes pendientes de corregir. Es la forma más rápida de darse cuenta de que uno ha vuelto, porque se ve desde cualquier parte de la aplicación.Hacer la corrección
1
Leer la petición
Abra el informe. La explicación del aprobador está en los comentarios y en el historial, y algunos gastos pueden llevar sus propias notas.
2
Corregir lo solicitado
El informe vuelve a ser editable. Añada un recibo que falta, corrija una categoría, ajuste un importe reclamado o aporte el contexto pedido.
3
Responder si ayuda
Añada un comentario explicando qué cambió. Evita que el aprobador tenga que redescubrirlo y acelera la segunda revisión.
4
Volver a enviar
El informe regresa a la cola de aprobación.
Peticiones frecuentes y cómo resolverlas
Smartbills señala varios problemas antes del envío, y son los que más devuelven los aprobadores:
Resolverlos antes de enviar evita el viaje de ida y vuelta por completo. El informe los muestra como incidencias.
Sustituir un gasto
A veces el gasto en sí es el equivocado, no solo sus datos, por ejemplo si se adjuntó el recibo incorrecto. En lugar de quitarlo y añadir otro, un gasto de un informe se puede sustituir por otro, lo que conserva la posición de la línea y su historial.Si el aprobador cambia de idea
Un aprobador puede cancelar su petición de cambios, lo que devuelve el informe a revisión sin que usted haga nada. También puede reiniciar la revisión de un gasto concreto o devolver todo un informe a revisión después de decidirlo. Si un informe que estaba corrigiendo sale de pronto del estado Requires Changes, esa es la razón. Consulte el historial para ver qué pasó.Todo queda registrado
Los informes conservan un historial con los envíos, aprobaciones, rechazos, peticiones de cambios, recuperaciones, reembolsos, comentarios y cada gasto añadido, retirado, editado o sustituido. Ni usted ni el aprobador tienen que reconstruir los hechos de memoria.Véase también
Reclamar menos que un gasto
Importes reclamados y aprobados
Recuperar un informe
Retirar un informe antes de la decisión