Resumen
Las tarifas de kilometraje deciden cuánto vale un kilómetro o una milla. Smartbills incluye los baremos publicados por la CRA y el IRS y los aplica automáticamente, así que una empresa que reembolsa a la tarifa estándar no tiene nada que configurar. Las que reembolsan de otra forma añaden tarifas propias, que tienen prioridad. Están en Ajustes > Organización > Tarifas de kilometraje (Settings > Organization > Mileage rates).Solo los Administradores pueden modificar las tarifas. Los Administradores financieros ven la página pero no pueden editarla.
Cómo se elige una tarifa
La página tiene dos secciones y se resuelven en un orden fijo:- Sus tarifas. Las propias de su empresa. Se consultan primero.
- Tarifas por defecto. Los baremos publicados de la CRA y el IRS. Se aplican cuando ninguna propia encaja.
Tarifas por tramos y tarifas planas
Una tarifa por tramos tiene tres valores: el umbral, la tarifa del primer tramo y la tarifa del tramo superior. El umbral está fijado por defecto en 5.000, en línea con el límite anual de la CRA, y se expresa en la unidad de la propia tarifa.
Smartbills lleva la distancia acumulada de cada empleado y aplica el tramo correcto a cada desplazamiento. Un trayecto que cruza el umbral se reparte entre ambas tarifas en lugar de cobrarse entero a una.
Distancias de partida
Un empleado que se incorpora a mitad de año, o cuyos datos migra desde otro sistema, puede tener ya distancia acumulada que Smartbills nunca vio. Las distancias de partida permiten registrar ese acumulado inicial por año, de modo que el cálculo de tramos arranque en el punto correcto y no en cero.Añadir una tarifa propia
1
Partir de un baremo o de cero
La sección Baremos (Benchmarks) lista las tarifas publicadas de la CRA y el IRS. Elegir Usar en una de ellas rellena una tarifa nueva con sus valores, que es la forma más rápida de ajustar ligeramente la estándar.
2
Definir el alcance
Elija el país y aplique la tarifa a todo el país o limítela a una región o provincia.
3
Elegir el tipo
Por tramos o plana, y rellene los valores. Para las de tramos, indique umbral, tarifa del primer tramo y del tramo superior.
4
Fijar las fechas
La fecha desde es obligatoria. La fecha hasta es opcional, y dejarla vacía deja la tarifa abierta.No hay un campo de año aparte. El año se deduce de la fecha de inicio, lo que permite modelar una tarifa que cambia a mitad de año y no solo el 1 de enero.
5
Guardar
La tarifa se aplica a los desplazamientos con fecha dentro de su ventana.
Cambiar una tarifa existente
El historial de tarifas nunca se sobrescribe, porque los desplazamientos ya reembolsados deben conservar la tarifa con la que se pagaron. No existe una edición simple, sino dos operaciones, y elegir bien importa para sus registros.Sustituir: la tarifa cambió de verdad
Sustituir: la tarifa cambió de verdad
Úselo cuando la tarifa cambia de cara al futuro, por ejemplo porque la CRA publicó una nueva. Elige la fecha de entrada en vigor y se crea una versión abierta a partir de ella. La anterior se cierra el día previo y queda registrada.Los desplazamientos anteriores conservan la tarifa antigua. Los posteriores toman la nueva.
Corregir: la tarifa se introdujo mal
Corregir: la tarifa se introdujo mal
Úselo cuando la versión introducida era simplemente errónea. La corrección la sustituye en el mismo periodo, y la versión equivocada se conserva en el historial en lugar de borrarse.Recurra a esto solo si la entrada original era incorrecta. Usarlo para un cambio real de tarifa reescribiría el pasado y falsearía lo ya reembolsado.
Archivar y restaurar
Archivar retira una tarifa de la selección sin eliminarla. Restaurar la reactiva. Ninguna de las dos afecta a los desplazamientos ya reembolsados con ella.Ejemplo: la tarifa por tramos de la CRA
Una empresa canadiense que reembolsa a la tarifa estándar no necesita crear ninguna tarifa propia. Para comprobar lo que recibirá un empleado:- El vehículo está matriculado en Canadá, así que se mide en kilómetros.
- El baremo de la CRA es por tramos, con un umbral de 5.000 km.
- Los primeros 5.000 km del año se reembolsan a la tarifa del primer tramo.
- Todo lo que supera 5.000 km se reembolsa a la tarifa reducida.
- El desplazamiento que cruza los 5.000 km se reparte: la parte por debajo del umbral a la tarifa alta y el resto a la reducida.
Véase también
Gestionar vehículos
El país de matriculación fija la unidad
Añadir a un informe
Qué ve el aprobador