Resumen
Hay cuatro formas de registrar un gasto desde la aplicación web, todas detrás del botón Subir (Upload) de la cabecera. Los recibos que suba se leen automáticamente: el comercio, el importe, la fecha, la moneda y los impuestos se rellenan por usted.
También puede arrastrar un archivo a cualquier página: la ventana de subida se abre con el archivo ya adjunto.
Requisitos de los archivos
Formatos aceptados: PNG, JPG, PDF y archivos de correo (
.eml, .msg).
Tamaño máximo: 5 MB por archivo.
Máximo por subida: 10 archivos.Subir un recibo
1
Abrir la ventana de subida
Seleccione Subir (Upload) en la cabecera y después Subir recibo (Upload Receipt).
2
Añadir los archivos
Arrastre los archivos a la ventana o búsquelos en su equipo. Cada archivo se comprueba antes de procesarse, y cualquier rechazo se señala con su motivo para que pueda sustituirlo sin perder los demás.
3
Indicar quién pagó
Elija si es un gasto personal que debe reembolsarse, o uno pagado directamente por la empresa. Esto cambia lo que se le pedirá después.Iniciar la subida desde la página de Gastos de empresa preselecciona «pagado por la empresa».
4
Añadir detalles
Opcionalmente puede indicar una categoría, asignar el gasto a un informe y añadir una nota. También puede hacerlo más tarde.
5
Subir
Los archivos se envían y se ponen en cola para su lectura. La ventana se cierra y el procesamiento continúa en segundo plano, así que puede seguir trabajando.
Después de subir
La lectura de un recibo tarda unos instantes y ocurre tras cerrarse la ventana. Sus gastos aparecen en la pestaña Procesando (Processing) hasta que estén listos, y luego pasan a su lista con los datos ya extraídos. Si algo falla, el gasto permanece en Procesando con un error en lugar de desaparecer.Revisar los datos extraídos
La lectura es fiable pero no infalible. Abra el gasto y confirme el comercio, el importe, la fecha, la moneda y el desglose de impuestos comparándolos con la imagen del recibo que se muestra al lado. Corrija cualquier campo erróneo directamente.Crear un gasto manualmente
Cuando no hay recibo, elija Subir (Upload) y después Crear gasto (Create expense). Usted introduce los datos: proveedor, importe, fecha, categoría e impuestos, con líneas de detalle y comisiones si las necesita.Muchas políticas de aprobación exigen un recibo. Un gasto creado manualmente no tiene documento adjunto, y el informe al que pertenezca señalará «Falta el recibo» antes de enviarse. Adjunte un documento más adelante si puede.
Enviar por correo electrónico
Elija Subir (Upload) y después Enviar por correo (Transfer via Email) para ver las direcciones de su empresa. Reenvíe el correo del recibo a la dirección correcta y el gasto se crea solo.
Se leen tanto el cuerpo del mensaje como sus archivos adjuntos.
Si la subida está bloqueada
Dos límites pueden impedirla, y cada uno muestra un aviso explicándolo.Cuota mensual de recibos agotada
Cuota mensual de recibos agotada
Su plan incluye un número de recibos al mes. Una vez alcanzado, la subida se bloquea hasta el periodo siguiente o hasta que amplíe el plan. Consulte su consumo en Ajustes > Espacio de trabajo > Uso (Settings > Workspace > Usage).
Pago pendiente
Pago pendiente
Una factura de suscripción impagada bloquea las subidas de toda la empresa. Un Administrador puede resolverlo en Ajustes > Espacio de trabajo > Facturación (Settings > Workspace > Billing).
Subir varios recibos
Seleccione hasta 10 archivos a la vez, o arrástrelos juntos. Cada uno se convierte en un gasto independiente y se leen en paralelo. La categoría, el informe y la nota que indique en la ventana se aplican a todos, y podrá ajustar cada gasto después.Siguiente paso
Roles y permisos
Qué puede hacer cada rol
Introducción
Cómo encaja todo