Resumen
Registrar un desplazamiento consiste en indicar por dónde condujo, con qué vehículo y en qué fecha. Smartbills traza la ruta, calcula la distancia y muestra cuánto vale según la tarifa de su empresa. Empiece en Mileage Trips en la barra lateral y después Nuevo desplazamiento (New trip). La pantalla se divide en dos. El mapa de la izquierda previsualiza la ruta mientras escribe. El formulario de la derecha contiene los datos.Rellenar el desplazamiento
1
Ponerle nombre
El nombre es obligatorio. Use algo que un aprobador entienda sin preguntar, por ejemplo «Visita a cliente en el centro». Es la etiqueta que aparecerá en el gasto y en el informe.
2
Elegir vehículo
El vehículo es obligatorio y determina si se mide en kilómetros o millas, así que elíjalo antes de comprobar la distancia. Si el coche no está en la lista, use Añadir un vehículo nuevo sin salir del formulario.
3
Indicar la fecha
Por defecto es la fecha actual. Cámbiela si registra un trayecto de otro día.
4
Introducir la ruta
Escriba la dirección de salida y después el destino. Elija cada dirección entre las sugerencias en lugar de escribirla libremente. Smartbills necesita el lugar resuelto para trazar la ruta, y una dirección escrita pero nunca seleccionada impide guardar.Para añadir paradas, consulte Paradas múltiples e ida y vuelta.
5
Activar ida y vuelta si regresó
La opción Round trip incluye el trayecto de vuelta en la distancia, así que no la duplique a mano.
6
Comprobar la distancia
El campo Distancia se rellena con la ruta calculada. No lo toque salvo que la distancia real fuera distinta, por ejemplo por un desvío.
7
Añadir notas si ayudan
Contexto opcional para quien apruebe la solicitud.
8
Guardar
Guardar crea el desplazamiento y abre su página de detalle. Su estado es Logged hasta que lo convierta en gasto.
Sustituir la distancia
El campo es editable. Escriba otro número y pasa a ser un valor manual, que es lo que se reclama en lugar de la distancia calculada. Dos comportamientos que conviene conocer:- Aparece un enlace Restablecer al valor calculado (Reset to calculated) en cuanto introduce un valor manual. Úselo para volver a la distancia de la ruta.
- Escribir un valor idéntico al calculado cancela la sustitución en lugar de guardarla. Smartbills interpreta «igual que la ruta» como ausencia de sustitución, de modo que los cambios posteriores en la ruta se siguen aplicando.
La previsualización del mapa es una estimación hecha en su navegador. Al guardar, el servidor recalcula la ruta y ese resultado es la base de su solicitud. Pequeñas diferencias entre ambos son normales.
Validación
Guardar falla con un mensaje si falta algo:Editar un desplazamiento
Ábralo y elija Editar. La pantalla de edición es el mismo formulario.Duplicar un desplazamiento
Para un trayecto que repite, abra su menú en la lista y elija Clonar (Clone). La copia reproduce la ruta y el vehículo en un desplazamiento nuevo con la fecha de hoy, lo que evita reintroducir un trayecto habitual entre dos sedes.Siguiente paso
Paradas múltiples
Añadir y reordenar paradas
Convertir en gasto
Hacerlo reclamable