Qué es Smartbills
Smartbills gestiona el dinero que entra y sale de su empresa: los gastos que su equipo adelanta de su bolsillo, las facturas que sus proveedores le envían, y las aprobaciones y reembolsos que conectan ambos.Idioma de la interfaz. La aplicación Smartbills está disponible en inglés y francés. Esta documentación está en español, pero los botones y menús que verá en pantalla aparecerán en el idioma que tenga configurado. Por eso los nombres de los elementos de la interfaz se indican en inglés entre paréntesis, por ejemplo Gastos (Expenses).
Las piezas principales
Gastos
Expenses. Lo que usted pagó de su bolsillo. Suba el recibo, clasifíquelo y prepárelo para un informe.
Informes de gastos
Expense Reports. Agrupan sus gastos y los envían a aprobación para que le reembolsen.
Kilometraje
Mileage Trips. Registra los desplazamientos en coche y calcula el reembolso según las tarifas oficiales.
Gastos de empresa
Business Expenses. Lo que pagó la empresa directamente, por ejemplo con tarjeta corporativa.
Facturas de proveedores
Bills. Cuentas por pagar, desde la recepción de la factura hasta el pago.
Aprobaciones
Approvals. Los informes que esperan su decisión.
El recorrido habitual
1
El gasto entra
Suba un recibo, créelo manualmente, o reenvíelo por correo. Smartbills lee el documento y rellena el comercio, el importe, la fecha, la moneda y los impuestos.
2
Usted indica quién pagó
Si lo pagó usted, necesitará un informe para que se lo reembolsen. Si lo pagó la empresa, se encarga la contabilidad.
3
Lo agrupa en un informe
Añade los gastos a un informe de gastos y lo envía para aprobación.
4
Alguien lo aprueba
Un responsable aprueba, rechaza, o le devuelve el informe pidiendo cambios.
5
Se paga
Finanzas registra el reembolso. Aprobar y pagar son funciones separadas a propósito.
Quién puede hacer qué
Su rol determina lo que ve y lo que puede hacer. Hay cinco: Miembro, Equipo financiero, Responsable, Administrador financiero y Administrador. Consulte Roles y permisos.Empezar
Añadir un gasto
Subir un recibo o crearlo a mano
Roles y permisos
Qué puede hacer cada rol