Resumen
Un buzón de cuentas por pagar es una dirección de correo dedicada que convierte todo lo que se le envía en una factura en borrador. Dé la dirección a un proveedor y sus facturas llegan a Smartbills sin que nadie las reenvíe. Los Administradores financieros y los Administradores pueden configurarlos.Por qué tener varios
Puede tener varios buzones y dirigir cada uno a una persona o a un departamento. Eso da una separación natural, por ejemplo una dirección por filial, por centro de coste o por responsable de cuentas por pagar, de modo que las facturas llegan ya imputadas en lugar de necesitar clasificación.Crear un buzón
1
Añadir un buzón
Elija Add AP Inbox y póngale un nombre que reconozca en la lista, por ejemplo «Buzón principal» u «Oficina de Madrid».
2
Asignarlo
Asócielo opcionalmente a una persona y a un departamento. Las facturas que lleguen se imputan en consecuencia.
3
Configurar el reenvío si hace falta
Active el reenvío e indique una dirección de destino para que el correo entrante se retransmita además de procesarse. Puede elegir si el reenvío ocurre al recibirlo.
4
Verificar
Un buzón nuevo muestra Needs Verification hasta confirmar su dirección. Pasa a Active una vez verificado y empieza a aceptar correo.
La lista de buzones
Qué llega
El correo enviado a un buzón se lee igual que una factura subida, y produce una factura en borrador con el proveedor, el importe, el número y el vencimiento ya rellenados. Los borradores nunca se pagan solos: entran en su proceso habitual de aprobación y pago. Consulte Ciclo de vida del pago.Se procesan tanto el cuerpo del mensaje como sus adjuntos, así que un proveedor que pone la factura en el propio correo funciona igual que uno que adjunta un PDF.
Los buzones y las otras direcciones de reenvío
Smartbills tiene tres direcciones de reenvío y no son intercambiables.Véase también
Ciclo de vida del pago
Qué ocurre con una factura en borrador
Conexiones con portales
Recuperar facturas automáticamente