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Resumen

Una factura recorre un conjunto definido de estados, del borrador al pago. Cada estado permite solo ciertas acciones, y eso es lo que impide que una factura sin aprobar se programe para pago.

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Los estados

Las facturas vencidas e impagadas también aparecen como Overdue, que se deduce de la fecha de vencimiento y no es un estado propio.
Paid y Marked Paid son distintos a propósito. Paid significa que Smartbills ejecutó el pago y conserva el registro. Marked Paid significa que usted indicó que se liquidó por otra vía, con cheque o transferencia directa. Ambos cierran la factura, pero solo uno deja rastro de pago.

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La lista

Las facturas se organizan en pestañas según dónde esté el trabajo:

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Las acciones

Pasa un borrador a la cola de aprobación.
Autoriza la factura para pago. Solo Administradores financieros y Administradores.
Fija una fecha futura. Un pago programado se puede reprogramar o cancelar antes de ejecutarse.
Registra una liquidación fuera de Smartbills. Puede adjuntar una referencia, como un número de cheque o de transacción.
Vuelve a intentar un pago fallido sin recrear la factura.
Devuelve la factura a borrador para corregirla y reenviarla.
Retira la factura. Úselo para duplicados y facturas que no debieron introducirse.

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Qué acciones están disponibles

Cada factura expone solo las transiciones permitidas desde su estado actual. La interfaz ofrece únicamente esas, así que si no encuentra una acción que esperaba, la factura no está en un estado que la permita. Volver a borrador suele ser el camino de vuelta.

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Acciones en lote

Seleccione facturas para actuar sobre varias a la vez: aprobar, marcar pagadas, programar pago, desprogramar, cancelar pago, reintentar, eliminar, enviar un recordatorio, o cambiar el proveedor o los impuestos de toda la selección. Las acciones en lote informan factura por factura, así que una selección con facturas en estado incompatible se completa para las elegibles en lugar de fallar entera.

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Historial

Cada factura conserva el historial de sus cambios de estado y de quién los hizo. Ábrala y revíselo cuando necesite establecer quién aprobó qué y cuándo.

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Convertir entre facturas y gastos

Un documento que llegó al sitio equivocado no hay que reintroducirlo.
  • Factura a gasto: convierte una factura en gasto de empresa, de una en una o en lote. Las no elegibles se omiten y se cuentan.
  • Gasto a factura: convierte un gasto en factura, para una factura de proveedor subida como recibo.

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Véase también

Buzones de proveedores

Recibir facturas directamente

Conexiones con portales

Recuperar facturas sin esperar un correo