Resumen
Cada persona de una empresa tiene un único rol, y ese rol determina qué aparece en la barra lateral y qué puede hacer. Los roles se asignan en Ajustes > Espacio de trabajo > Equipo (Settings > Workspace > Team), y solo los Administradores pueden cambiarlos.Los cinco roles
No existe un rol de Propietario. Todo lo que necesitaría un propietario, incluida la facturación y la capacidad de cambiar los accesos, corresponde al rol Administrador.
Aprobar y pagar están separados a propósito
Un Responsable puede aprobar un informe de gastos pero no puede reembolsarlo. Liberar el dinero está reservado a Administradores financieros y Administradores. Es intencionado. Garantiza que una misma persona no pueda autorizar un gasto y pagarlo, que es el control que buscan la mayoría de los auditores. También explica por qué un Responsable que ya ha aprobado un informe lo sigue viendo: está esperando a finanzas, no a él.Por qué su barra lateral es distinta a la de un compañero
La sección de empresa solo aparece si su rol le da acceso a algo dentro de ella. Un Miembro no tiene acceso a nada de eso, así que solo ve Panel, Kilometraje, Gastos e Informes de gastos. Lo mismo ocurre en los Ajustes. Un Administrador financiero ve Categorías, Departamentos y Empleados. Un Miembro solo ve Vehículos y Delegación, porque esos dos son personales y no de la empresa. Por eso también la barra lateral puede cambiar al pasar de una empresa a otra: su rol es propio de cada empresa.Preguntas frecuentes
No veo Facturas, Proveedores ni Bóveda
No veo Facturas, Proveedores ni Bóveda
Esas secciones requieren el rol Administrador financiero o Administrador. Los Responsables y los Miembros no las tienen. Pida acceso a un Administrador.
He aprobado un informe pero no puedo marcarlo como reembolsado
He aprobado un informe pero no puedo marcarlo como reembolsado
Usted es Responsable. La aprobación y el pago están separados: el informe espera ahora a un Administrador financiero o a un Administrador.
No puedo invitar a un nuevo miembro
No puedo invitar a un nuevo miembro
Solo los Administradores pueden invitar personas o cambiar roles. Los Administradores financieros no pueden, aunque sí modifiquen casi todos los demás ajustes.
Soy Administrador financiero y no puedo enviar mi propio informe
Soy Administrador financiero y no puedo enviar mi propio informe
Es una limitación conocida. Los Administradores financieros pueden aprobar y reembolsar los informes de los demás, pero no pueden enviar ni eliminar los suyos.Si sus controllers también deben declarar gastos propios, contacte con el soporte de Smartbills. No lo resuelva convirtiéndolos en Administradores, ya que eso les daría mucho más de lo necesario.
Alguien tiene que sustituirme mientras estoy fuera
Alguien tiene que sustituirme mientras estoy fuera
Use la delegación en lugar de cambiar su rol. Le permite actuar por usted temporalmente, deja constancia de quién hizo qué, y se deshace fácilmente.
Cambiar el rol de una persona
1
Abrir los ajustes del equipo
Vaya a Ajustes > Espacio de trabajo > Equipo (Settings > Workspace > Team).
2
Elegir la persona y el nuevo rol
El cambio surte efecto de inmediato.
Véase también
Añadir un gasto
Subir un recibo o crearlo a mano
Introducción
Cómo encaja todo