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Aperçu

Trouvez les réponses aux questions les plus frequemment posees sur Smartbills. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, contactez notre équipe de support ou parcourez le Centre d’aide complet.

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Général

Smartbills est une plateforme de gestion des dépenses qui aide les particuliers et les entreprises à suivre, organiser et rapporter leurs dépenses. Televersez des reçus, laissez l’OCR alimente par l’IA extraire les détails, categorisez les dépenses, créez des rapports de dépenses et soumettez-les pour approbation, le tout depuis le web, iOS ou Android.
Smartbills offre plusieurs forfaits :
  • Gratuit : pour les particuliers qui suivent leurs dépenses personnelles. Inclut la numérisation de reçus de base et le suivi des dépenses.
  • Professionnel ($12/utilisateur/mois) : pour les professionnels et les petites équipes. Inclut l’OCR avance, les televersements illimites, les rapports de dépenses et le support prioritaire.
  • Business ($25/utilisateur/mois) : pour les organisations en croissance. Inclut la gestion d’équipe, les flux d’approbation, les intégrations et le support dédié.
  • Entreprise (tarification personnalisée) : pour les grandes organisations avec des exigences spécifiques. Inclut le SSO, la sécurité avancée, les intégrations personnalisées et un gestionnaire de compte dédié.
Visitez smartbills.io/pricing pour les détails de tarification actuels et la comparaison des forfaits.
Oui. Smartbills prend la sécurité des données au serieux :
  • Chiffrement en transit : toutes les données sont chiffrees avec TLS 1.2+ pendant la transmission
  • Chiffrement au repos : les données sont chiffrees au repos avec le chiffrement AES-256
  • Infrastructure cloud : hebergees sur une infrastructure cloud de niveau entreprise avec conformité SOC 2 Type II
  • Conformité RGPD : conforme au Reglement Général sur la Protection des Données
  • Contrôles d’accès : les contrôles d’accès bases sur les roles garantissent que les utilisateurs ne voient que les données auxquelles ils sont autorises
  • Authentification à deux facteurs : 2FA optionnelle pour tous les comptes, avec support pour application d’authentification et SMS
  • Audits reguliers : les pratiques de sécurité sont regulierement auditees et mises à jour
Pour plus de détails, consultez notre Politique de Sécurité et notre Politique de Confidentialite.
Smartbills est disponible sur :Toutes les plateformes synchronisent les données en temps réel, vous pouvez donc commencer sur un appareil et continuer sur un autre.

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Dépenses

Il existe plusieurs facons d’ajouter une dépense :
  1. Televerser un reçu: glissez-deposez une image ou un PDF sur le web, ou utilisez le scanneur de l’appareil photo sur mobile. Guide de televersement
  2. Saisie manuelle: créez une dépense manuellement en entrant le commercant, le montant, la date et la catégorie
  3. Transfert par courriel: transférez les courriels de reçus à votre adresse courriel unique Smartbills
  4. Complément Outlook: utilisez le bouton Smartbills dans Outlook pour envoyer les reçus directement
Sur toutes les plateformes, naviguez vers Dépenses et cliquez ou appuyez sur le bouton + pour commencer.
Smartbills supporte les formats suivants :
  • Images : JPG, JPEG, PNG, HEIC, WEBP (max 10 Mo)
  • Documents : PDF (max 25 Mo, jusqu’a 50 pages)
Les formats non supportés incluent les documents Word, les fichiers Excel, les images GIF et les fichiers SVG. Convertissez-les en PDF avant de televerser.
Oui. Utilisez la fonctionnalité de division pour repartir une dépense entre plusieurs catégories, projets ou centres de couts :
  1. Ouvrez la dépense
  2. Cliquez ou appuyez sur Diviser la dépense
  3. Ajoutez des lignes de division avec le montant et la catégorie pour chacune
  4. Assurez-vous que les montants divises totalisent le montant original de la dépense
  5. Enregistrez la division
En savoir plus sur la division des dépenses
Lorsque vous televersez une image ou un PDF de reçu, Smartbills utilisé la reconnaissance optique de caractères (OCR) alimentee par l’IA pour extraire automatiquement les informations clés :
  • Nom du commercant: l’entreprise ou le fournisseur
  • Montant total: le montant total de la charge
  • Date: la date de la transaction
  • Devise: détectée à partir des symboles ou de la localisation du commercant
  • Montant des taxes: la taxe de vente ou la TVA si presente
  • Articles individuels: les articles individuels sur le reçu (lorsque disponibles)
Le traitement OCR prend généralement de 5 à 30 secondes selon la complexite du document. Vous pouvez toujours modifier manuellement tout champ extrait si le résultat OCR est inexact.
La précision de l’OCR depend de la qualite de l’image, du formatage du reçu et de la clarte du texte. Si les données extraites sont incorrectes :
  1. Ouvrez la dépense
  2. Appuyez ou cliquez sur le champ incorrect (commercant, montant, date, etc.)
  3. Entrez manuellement la valeur correcte
  4. Enregistrez la dépense
Pour améliorer la précision de l’OCR, assurez-vous que les reçus sont bien eclaires, à plat, au point et captures en haute resolution. Consultez nos conseils de televersement pour les meilleures pratiques.

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Rapports de Dépenses

Pour créer un rapport de dépenses :
  1. Naviguez vers Rapports de dépenses dans la barre latérale (web) ou la navigation du bas (mobile)
  2. Cliquez ou appuyez sur Nouveau rapport
  3. Entrez un nom et une description du rapport
  4. Ajoutez des dépenses au rapport depuis votre liste de dépenses
  5. Vérifiez le total et les détails du rapport
  6. Soumettez le rapport pour approbation
Guide de création de rapport étape par étape
Les délais d’approbation dependent du flux de travail de votre organisation :
  • Approbation à un niveau : votre gestionnaire direct examine et approuvé, généralement dans les 1 à 3 jours ouvrables
  • Approbation multi-niveaux : le rapport passe par plusieurs approbateurs en sequence. Chaque niveau ajoute du temps de traitement
  • Approbation automatique : certaines organisations configurent l’approbation automatique pour les rapports en dessous d’un certain seuil
Vous pouvez suivre le statut de votre rapport soumis dans Rapports de dépenses > sélectionnez le rapport > consultez la Chronologie d’approbation.
Activez les notifications push pour recevoir des mises à jour en temps réel lorsque le statut de votre rapport change.
Oui, vous pouvez rappelér un rapport qui à été soumis mais pas encore entièrement approuvé :
  1. Allez dans Rapports de dépenses
  2. Sélectionnez le rapport soumis
  3. Cliquez ou appuyez sur Rappeler le rapport
  4. Confirmez le rappel
Après le rappel, le rapport revient à l’état de brouillon et vous pouvez apporter des modifications avant de le resoumettre.
Si un rapport à déjà été approuvé par un ou plusieurs approbateurs dans un flux multi-niveaux, le rappelér réinitialise toutes les approbations. Le rapport devra repasser par l’ensemble de la chaîne d’approbation.
Le processus de remboursement depend de la configuration de votre organisation :
  1. Soumettez votre rapport de dépenses et attendez l’approbation
  2. Rapport approuvé: une fois que tous les approbateurs requis ont approuvé le rapport, il passe à la file de remboursement
  3. Le service financier traite le paiement: votre équipe financière ou administrateur traite le remboursement par la méthode de son choix (dépôt direct, chèque, paie ou fournisseur de paiement intégré)
  4. Remboursement complète: vous recevrez une notification lorsque le remboursement est marqué comme complète
Les délais de remboursement varient selon l’organisation. Contactez votre service financier ou administrateur pour les délais spécifiques.

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Équipe et Permissions

Les administrateurs peuvent inviter des membres de l’équipe :
  1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs
  2. Cliquez sur Inviter un utilisateur
  3. Entrez l’adresse courriel du membre de l’équipe
  4. Sélectionnez son role (Employé, Gestionnaire, Approbateur, Administrateur)
  5. Assignez-le à un département (optionnel)
  6. Cliquez sur Envoyer l’invitation
Le membre de l’équipe recevra une invitation par courriel avec un lien pour rejoindre votre entreprise. S’il à déjà un compte Smartbills, il peut accepter l’invitation directement. Les nouveaux utilisateurs seront guides à travers la création de compte.En savoir plus sur la gestion des utilisateurs
Smartbills fournit un contrôle d’accès base sur les roles :En savoir plus sur les roles et permissions
Oui. Les administrateurs peuvent configurer la délégation pour les approbateurs qui sont indisponibles (vacances, conge, etc.) :
  1. Allez dans Paramètres > Flux d’approbation
  2. Sélectionnez l’approbateur qui à besoin d’un délégué
  3. Cliquez sur Ajouter un délégué
  4. Choisissez l’utilisateur délégué et définissez la période de délégation (dates de début et de fin)
  5. Enregistrez la délégation
Pendant la période de délégation, le délégué recevra et traitera les demandes d’approbation au nom de l’approbateur original. L’approbateur original et le délégué peuvent voir le statut de la délégation.En savoir plus sur les flux d’approbation

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Intégrations

Smartbills s’intègre avec les plateformes comptables populaires :
  • QuickBooks Online: synchronisez les dépenses, catégories et codes de taxes. Guide de configuration
  • Xero: synchronisez les dépenses, contacts et plan comptable. Guide de configuration
  • Sage: exportez les dépenses et rapports vers Sage
  • FreshBooks: connectez-vous pour la synchronisation des dépenses
Intégrations supplémentaires :Les clients Entreprise peuvent demander des intégrations personnalisées. Contactez [email protected] pour les détails.
Le complément Smartbills pour Outlook vous permet de transferer les courriels de reçus directement à Smartbills :
  1. Ouvrez Outlook (bureau ou web)
  2. Allez dans Obtenir des compléments (onglet Accueil > Obtenir des compléments, ou Paramètres > Gérer les compléments)
  3. Recherchez « Smartbills »
  4. Cliquez sur Ajouter pour installer le complément
  5. Connectez-vous avec vos identifiants Smartbills
  6. Pour transferer un reçu, ouvrez le courriel et cliquez sur l’icône Smartbills dans la barre d’outils
Le complément extrait les pieces jointes et les informations pertinentes du courriel, creant automatiquement une dépense dans votre compte Smartbills.
Oui. L’intégration Smartbills avec Slack fournit :
  • Notifications: recevez des alertes lorsque des rapports sont soumis, approuvés ou rejetés
  • Approbations rapides: approuvez ou rejetez des rapports de dépenses directement depuis Slack
  • Résumés de dépenses: recevez des résumés quotidiens ou hebdomadaires des dépenses dans un canal Slack
Pour configurer : allez dans Paramètres > Intégrations > Slack > Connecter et autorisez Smartbills dans votre espace de travail Slack.Guide complet de l’intégration Slack

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Facturation

Pour mettre à niveau ou retrograder votre forfait Smartbills :
  1. Allez dans Paramètres > Facturation > Forfait
  2. Consultez les forfaits et fonctionnalités disponibles
  3. Cliquez sur Changer de forfait sur le forfait desire
  4. Confirmez le changement
Les mises à niveau prennent effet immédiatement. Un montant au prorata vous sera facture pour le reste du cycle de facturation en cours.Les retrogradations prennent effet à la fin de votre cycle de facturation actuel. Vous conservez l’accès aux fonctionnalités du niveau supérieur jusqu’a ce moment-la.
Smartbills accepte les modes de paiement suivants :
  • Cartes de credit : Visa, Mastercard, American Express
  • Cartes de débit : Visa Débit, Mastercard Débit
  • Virement bancaire / prelevement : disponible pour les forfaits annuels Business et Entreprise
Tous les paiements sont traites de manière sécurisée via Stripe. Smartbills ne stocke pas les détails complets de votre carte.Pour mettre à jour votre mode de paiement, allez dans Paramètres > Facturation > Mode de paiement.
Pour annuler votre abonnement Smartbills :
  1. Allez dans Paramètres > Facturation > Forfait
  2. Cliquez sur Annuler l’abonnement
  3. Sélectionnez une raison d’annulation (optionnel)
  4. Confirmez l’annulation
Ce qui se passe après l’annulation :
  • Votre forfait reste actif jusqu’a la fin de la période de facturation en cours
  • Après expiration, votre compte revient au forfait gratuit
  • Vos données sont conservées, mais l’accès aux fonctionnalités premium est supprime
  • Vous pouvez vous reabonner à tout moment pour retrouver l’accès
  • Les données sont conservées pendant 90 jours après l’annulation
Si vous souhaitez supprimer définitivement votre compte et vos données, consultez Supprimer votre compte. Annuler un abonnement ne supprime pas votre compte.

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Encore des Questions?

Si vous n’avez pas trouve la réponse à votre question, nous sommes la pour vous aider :

Support par Courriel

[email protected]Delais de réponse :
  • Gratuit : 48 heures
  • Pro : 24 heures
  • Entreprise : 4 heures

Clavardage en Direct

Disponible dans l’application (coin inférieur droit)Heures :
  • Pro : heures ouvrables
  • Entreprise : 24/7

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