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Aperçu

Le complément Smartbills ajoute un volet à Outlook qui téléverse des pièces jointes, ou des courriels entiers, directement vers Smartbills. Il s’adresse aux reçus et factures qui arrivent par courriel et qu’il faudrait sinon transférer ou télécharger d’abord.

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Prérequis

  • Outlook pour ordinateur ou Outlook sur le web, prenant en charge l’API Mailbox 1.15 ou ultérieure
  • Un compte Smartbills appartenant à au moins une entreprise
  • Un compte Microsoft connecté, nécessaire pour lire le contenu des courriels
La connexion de votre compte Microsoft n’est pas facultative pour téléverser des courriels. Tant qu’elle n’est pas faite, le volet indique qu’une connexion au compte Microsoft est requise. Le téléversement de fichiers depuis votre ordinateur fonctionne sans, mais pas celui des pièces jointes ni du courriel lui-même. Connectez-le depuis Paramètres dans le volet.

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Installation

Le complément est déployé par votre organisation plutôt qu’installé individuellement. Un administrateur le téléverse depuis le centre d’administration Microsoft 365, sous Paramètres > Applications intégrées, et l’attribue à des utilisateurs ou à des groupes. Il apparaît ensuite automatiquement dans Outlook. Une fois visible, ouvrez le volet et connectez-vous avec votre compte Smartbills. Si vous appartenez à plusieurs entreprises, choisissez celle vers laquelle téléverser.
Le volet conserve sa propre sélection d’entreprise, indépendante de l’application web. Si les téléversements arrivent dans la mauvaise entreprise, vérifiez le sélecteur en haut du volet.

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Les deux onglets

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Téléverser depuis un courriel

1

Ouvrir le courriel et le volet

Sélectionnez le courriel contenant le reçu ou la facture, puis ouvrez le volet Smartbills.
2

Choisir ce qu'il faut téléverser

Les pièces jointes sont listées avec un compteur de sélection. Les images intégrées sont incluses : un reçu inséré dans le corps du message peut donc être choisi au même titre qu’un fichier joint.Pour capturer tout le message plutôt qu’un seul fichier, activez Inclure le courriel entier en .eml. Cela conserve l’expéditeur, l’objet et le corps en plus des pièces jointes.
3

Renseigner les informations

Avant de téléverser, vous pouvez définir une note, une catégorie, un rapport de dépenses et un fournisseur, et marquer la dépense comme payée par l’entreprise.Les rapports et les fournisseurs peuvent être créés ici sans quitter Outlook.
4

Téléverser

Sélectionnez Téléverser. Les fichiers sont envoyés et mis en file pour lecture, et les dépenses apparaissent peu après dans Smartbills.

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Plusieurs courriels à la fois

Sélectionner plusieurs courriels dans Outlook les téléverse tous ensemble, chacun sous forme de fichier .eml. Le volet le confirme.

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Déjà téléversé

Si un courriel a déjà été téléversé, le volet le signale et propose Voir dans Smartbills ou Téléverser quand même, pour que vous puissiez vérifier plutôt que créer un doublon.

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Téléverser des fichiers depuis votre ordinateur

Passez à Téléverser des fichiers et déposez vos fichiers dans le volet ou parcourez votre ordinateur. Les mêmes options de note, catégorie, rapport, fournisseur et dépense d’entreprise s’appliquent.

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Contraintes de fichier

Le complément accepte le HEIC et le WebP et autorise des fichiers jusqu’à 50 Mo. L’application web est plus stricte : 5 Mo et pas de HEIC. Si un fichier est refusé dans le navigateur, le téléverser via Outlook peut fonctionner.

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Paramètres

Le volet propose deux réglages :

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Dépannage

Il est déployé de façon centralisée : vérifiez auprès de votre administrateur informatique qu’il vous a bien été attribué. Confirmez que votre version d’Outlook prend en charge l’API Mailbox 1.15, puis redémarrez Outlook.
C’est presque toujours la connexion au compte Microsoft. Ouvrez Paramètres dans le volet et connectez-le. Le téléversement de fichiers depuis votre ordinateur continue de fonctionner entre-temps.
Le volet a sa propre sélection d’entreprise. Changez-la en haut du volet.
Comparez-le aux limites ci-dessus. Le volet nomme le fichier et la raison : format non pris en charge, taille supérieure à 50 Mo, ou nom de plus de 255 caractères.
Reconnectez-vous depuis le volet. Votre session Smartbills est distincte de votre session Outlook et expire indépendamment.

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Voir aussi

Ajouter une dépense

Les méthodes de téléversement dans l’application web

Boîtes de réception comptables

Recevoir les factures directement des fournisseurs