> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.smartbills.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Catégories et Départements > Organisez les dépenses avec des catégories et départements pour une classification comptable appropriée ## Que sont les catégories et départements? Les catégories et les départements sont les deux systèmes de classification principaux dans Smartbills pour organiser les dépenses. Les **catégories** décrivent le type de dépense engagée (comme Voyage, Repas ou Fournitures de bureau), tandis que les **départements** indiquent à quelle unité d'affaires ou centre de coûts la dépense appartient. Ensemble, ils fournissent la structure nécessaire pour des rapports financiers précis et l'intégration comptable. ## Catégories ### Fonctionnement des catégories Les catégories classifient les dépenses par leur nature ou leur objectif. Chaque dépense dans Smartbills est assignée à une catégorie, ce qui détermine comment la dépense est enregistrée dans votre système comptable. Les catégories sont gérées depuis **Paramètres > Catégories** (`/:slug/settings/categories`). Lorsqu'une dépense est créée, Smartbills peut automatiquement suggérer une catégorie basée sur le fournisseur ou le contenu du reçu. L'utilisateur peut accepter la suggestion ou choisir une catégorie différente manuellement. ### Catégories par défaut Smartbills est livré avec un ensemble de catégories couramment utilisées : | Catégorie | Description | | ---------------------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | **Voyage** | Vols, trains, location de véhicules, carburant et autres frais de transport | | **Repas et divertissement** | Repas d'affaires, dîners avec clients, déjeuners d'équipe | | **Hébergement** | Hôtels, Airbnb et autres frais de logement | | **Fournitures de bureau** | Papeterie, fournitures d'imprimante, équipement de bureau | | **Logiciels et abonnements** | Outils SaaS, licences logicielles, services en ligne | | **Télécommunications** | Factures téléphoniques, service Internet, forfaits mobiles | | **Services professionnels** | Frais juridiques, consultation, services comptables | | **Marketing** | Publicité, commandites, matériel promotionnel | | **Formation et éducation** | Cours, conférences, certifications, livres | | **Divers** | Dépenses ne correspondant à aucune autre catégorie | ### Catégories personnalisées Les administrateurs peuvent créer des catégories personnalisées pour correspondre au plan comptable de leur organisation. Les catégories personnalisées prennent en charge : * **Nom et description personnalisés** pour définir clairement la catégorie pour les employés * **Correspondance de code comptable** pour relier la catégorie à un numéro de compte du grand livre spécifique * **Règles de traitement fiscal** pour signaler les catégories ayant des implications fiscales particulières * **Bascule actif/inactif** pour masquer les catégories qui ne sont plus utilisées sans supprimer les données historiques ## Départements ### Fonctionnement des départements Les départements représentent votre structure organisationnelle, les équipes, divisions ou centres de coûts auxquels les dépenses sont imputées. Les départements sont gérés depuis **Paramètres > Départements** (`/:slug/settings/departments`). Lorsqu'une dépense est assignée à un département, elle apparaît dans les rapports de dépenses de ce département et est allouée au bon centre de coûts dans votre système comptable. ### Configuration des départements Chaque département peut inclure : | Champ | Description | | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | **Nom** | Le nom d'affichage du département (ex. : "Ingénierie", "Ventes") | | **Code** | Un code comptable optionnel pour l'intégration avec votre plan comptable | | **Gestionnaire** | L'utilisateur responsable de la révision des dépenses du département | | **Budget** | Une limite de dépenses mensuelle ou annuelle optionnelle pour le département | | **Département parent** | Pour les hiérarchies de départements imbriquées (ex. : "Frontend" sous "Ingénierie") | ### Intégration comptable Les catégories et les départements se rattachent directement à votre plan comptable. Lorsque vous exportez des dépenses ou synchronisez avec un logiciel comptable comme QuickBooks ou Xero : * Les **catégories** correspondent aux codes de comptes de dépenses (ex. : Voyage correspond au GL 6200) * Les **départements** correspondent aux centres de coûts, classes ou catégories de suivi * Cette correspondance assure que les dépenses sont enregistrées dans les bons comptes sans reclassification manuelle ## Terminologie clé | Terme | Définition | | ------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Catégorie** | Une classification qui décrit le type de dépense (ex. : Voyage, Repas) | | **Département** | Une unité d'affaires ou centre de coûts auquel une dépense est allouée | | **Plan comptable** | La liste des comptes financiers utilisés par le système comptable de votre organisation | | **Compte du grand livre** | Un code de compte du grand livre auquel une catégorie correspond | | **Centre de coûts** | Une unité organisationnelle utilisée pour le suivi des dépenses, équivalent à un département | | **Budget** | Une limite de dépenses optionnelle assignée à un département ou une catégorie | ## Rôles impliqués | Rôle | Responsabilité | | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Administrateur** | Crée, modifié et gère les catégories et départements. Nécessite la permission `SETTINGS_GENERAL_MANAGE` | | **Comptable** | Fait correspondre les catégories et départements au plan comptable | | **Employé** | Sélectionne une catégorie et un département lors de la création ou modification d'une dépense | | **Gestionnaire** | Révise les dépenses pour une catégorisation correcte au sein de son département | ## Guides connexes Comment créer et gérer les catégories dans l'application web Comment configurer les départements et assigner les gestionnaires Guide étape par étape pour catégoriser une dépense En savoir plus sur le cycle de vie des dépenses