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# Reclamar menos que el importe de un gasto
> Reclame una parte de un gasto y entienda el importe que aprueba el aprobador
## Resumen
El importe que reclama no tiene que coincidir con el del recibo. Una cena a la que se sumó el invitado de un compañero, una factura de hotel que cubre una noche personal, un taxi compartido: en todos los casos el total del recibo es correcto, pero la parte reembolsable es menor.
Smartbills distingue ambas cifras. Cada gasto de un informe lleva un **importe reclamado** junto al total del gasto.
## Reclamar una parte
Vaya al borrador que contiene el gasto.
Indique en la línea la parte que reclama.
Añada una nota en la línea. Un importe inferior al recibo sin explicación casi siempre provoca una petición de cambios, lo que le costará más tiempo que escribir la nota.
El informe suma los importes reclamados, no los totales de los recibos.
El importe reclamado no puede superar el total del gasto. Intentarlo se rechaza. Para reclamar más de lo que muestra un recibo, el recibo está mal y hay que corregir el gasto.
## Qué puede hacer el aprobador
El aprobador trabaja con otra cifra, el **importe aprobado**, y puede aprobar menos de lo reclamado. La vista de aprobación reparte un informe en cuatro categorías:
| Categoría | Significado |
| ---------------------- | ----------------------- |
| **Aprobado** | Validado para reembolso |
| **Rechazado** | Denegado |
| **Cambios pendientes** | Devuelto para corregir |
| **Pendiente** | Sin decidir |
Se espera que un aprobador que reduce un importe deje una nota explicándolo, que aparece junto al gasto cuando el informe vuelve a usted.
Poner un importe aprobado a cero está bloqueado: la interfaz avisa de que eso equivaldría a denegar el gasto e invita a usar el botón de denegar. Una denegación se registra como una decisión motivada, mientras que una aprobación a cero parecería una aprobación y no pagaría nada.
El aprobador también puede sustituir directamente el total del informe y editar importes cuando la situación lo requiere.
## El caso del kilometraje
El kilometraje se comporta algo distinto, porque su valor depende de la distancia acumulada del año.
El importe reclamado se **congela al enviar el informe**. El total calculado sigue reflejando el tramo de tarifa vigente ahora. Si un desplazamiento posterior le hizo cruzar un umbral anual, ambas cifras se separan.
Cuando difieren, Smartbills muestra las dos y lo explica. Se reembolsa el importe reclamado.
Esto protege a las dos partes: el aprobador valida una cifra que no cambiará después y usted no queda penalizado retroactivamente por distancia recorrida tras el envío.
## Leer los totales
Un informe muestra la suma de los importes reclamados, la de los aprobados una vez tomadas las decisiones, y el total del reembolso. Solo coinciden si todo se aprobó íntegramente, así que una diferencia entre reclamado y aprobado es la forma más rápida de detectar una reducción o una denegación.
## Véase también
Corregir un informe devuelto
Por qué difieren las cifras