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# Añadir un gasto

> Suba un recibo, cree un gasto manualmente o envíelo por correo electrónico a Smartbills

## Resumen

Hay cuatro formas de registrar un gasto desde la aplicación web, todas detrás del botón **Subir** (Upload) de la cabecera. Los recibos que suba se leen automáticamente: el comercio, el importe, la fecha, la moneda y los impuestos se rellenan por usted.

| Método                                     | Cuándo usarlo                                                      |
| ------------------------------------------ | ------------------------------------------------------------------ |
| **Subir recibo** (Upload Receipt)          | Tiene un archivo o una foto del recibo                             |
| **Crear gasto** (Create expense)           | No hay ningún recibo que leer                                      |
| **Subir factura** (Upload Bill)            | El documento es una factura de proveedor que la empresa debe pagar |
| **Enviar por correo** (Transfer via Email) | Quiere reenviar recibos desde su correo                            |

También puede arrastrar un archivo a cualquier página: la ventana de subida se abre con el archivo ya adjunto.

## Requisitos de los archivos

<Note>
  **Formatos aceptados**: PNG, JPG, PDF y archivos de correo (`.eml`, `.msg`).
  **Tamaño máximo**: 5 MB por archivo.
  **Máximo por subida**: 10 archivos.
</Note>

<Warning>
  La aplicación web no acepta imágenes HEIC. Las fotos tomadas con la configuración por defecto de un iPhone son HEIC. Súbalas desde la aplicación móvil de Smartbills, que las convierte automáticamente, o cambie **Ajustes > Cámara > Formatos** a **Más compatible** en el teléfono.
</Warning>

## Subir un recibo

<Steps>
  <Step title="Abrir la ventana de subida">
    Seleccione **Subir** (Upload) en la cabecera y después **Subir recibo** (Upload Receipt).
  </Step>

  <Step title="Añadir los archivos">
    Arrastre los archivos a la ventana o búsquelos en su equipo. Cada archivo se comprueba antes de procesarse, y cualquier rechazo se señala con su motivo para que pueda sustituirlo sin perder los demás.
  </Step>

  <Step title="Indicar quién pagó">
    Elija si es un gasto personal que debe reembolsarse, o uno pagado directamente por la empresa. Esto cambia lo que se le pedirá después.

    Iniciar la subida desde la página de Gastos de empresa preselecciona «pagado por la empresa».
  </Step>

  <Step title="Añadir detalles">
    Opcionalmente puede indicar una categoría, asignar el gasto a un informe y añadir una nota. También puede hacerlo más tarde.
  </Step>

  <Step title="Subir">
    Los archivos se envían y se ponen en cola para su lectura. La ventana se cierra y el procesamiento continúa en segundo plano, así que puede seguir trabajando.
  </Step>
</Steps>

### Después de subir

La lectura de un recibo tarda unos instantes y ocurre tras cerrarse la ventana. Sus gastos aparecen en la pestaña **Procesando** (Processing) hasta que estén listos, y luego pasan a su lista con los datos ya extraídos.

Si algo falla, el gasto permanece en Procesando con un error en lugar de desaparecer.

### Revisar los datos extraídos

La lectura es fiable pero no infalible. Abra el gasto y confirme el comercio, el importe, la fecha, la moneda y el desglose de impuestos comparándolos con la imagen del recibo que se muestra al lado. Corrija cualquier campo erróneo directamente.

## Crear un gasto manualmente

Cuando no hay recibo, elija **Subir** (Upload) y después **Crear gasto** (Create expense). Usted introduce los datos: proveedor, importe, fecha, categoría e impuestos, con líneas de detalle y comisiones si las necesita.

<Note>
  Muchas políticas de aprobación exigen un recibo. Un gasto creado manualmente no tiene documento adjunto, y el informe al que pertenezca señalará «Falta el recibo» antes de enviarse. Adjunte un documento más adelante si puede.
</Note>

## Enviar por correo electrónico

Elija **Subir** (Upload) y después **Enviar por correo** (Transfer via Email) para ver las direcciones de su empresa. Reenvíe el correo del recibo a la dirección correcta y el gasto se crea solo.

| Dirección             | Qué enviar ahí                            |
| --------------------- | ----------------------------------------- |
| **Business expenses** | Recibos y operaciones de la empresa       |
| **Accounts Payable**  | Facturas de proveedores                   |
| **Reimbursements**    | Recibos personales que deben reembolsarle |

Se leen tanto el cuerpo del mensaje como sus archivos adjuntos.

## Si la subida está bloqueada

Dos límites pueden impedirla, y cada uno muestra un aviso explicándolo.

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Cuota mensual de recibos agotada" icon="gauge">
    Su plan incluye un número de recibos al mes. Una vez alcanzado, la subida se bloquea hasta el periodo siguiente o hasta que amplíe el plan. Consulte su consumo en **Ajustes > Espacio de trabajo > Uso** (Settings > Workspace > Usage).
  </Accordion>

  <Accordion title="Pago pendiente" icon="credit-card">
    Una factura de suscripción impagada bloquea las subidas de toda la empresa. Un Administrador puede resolverlo en **Ajustes > Espacio de trabajo > Facturación** (Settings > Workspace > Billing).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Subir varios recibos

Seleccione hasta 10 archivos a la vez, o arrástrelos juntos. Cada uno se convierte en un gasto independiente y se leen en paralelo. La categoría, el informe y la nota que indique en la ventana se aplican a todos, y podrá ajustar cada gasto después.

## Siguiente paso

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Roles y permisos" icon="shield-halved" href="/es/guides/concepts/roles-and-permissions">
    Qué puede hacer cada rol
  </Card>

  <Card title="Introducción" icon="compass" href="/es/guides/web-app/overview">
    Cómo encaja todo
  </Card>
</CardGroup>