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# Roles y permisos

> Qué puede hacer cada rol en Smartbills, y por qué su compañero ve opciones que usted no ve

## Resumen

Cada persona de una empresa tiene un único rol, y ese rol determina qué aparece en la barra lateral y qué puede hacer.

Los roles se asignan en **Ajustes > Espacio de trabajo > Equipo** (Settings > Workspace > Team), y solo los Administradores pueden cambiarlos.

## Los cinco roles

| Rol                                          | Para quién                                 | Qué permite                                                                                                                                                           |
| -------------------------------------------- | ------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Miembro** (Member)                         | Cualquiera que declare gastos              | Sus propios gastos, informes y desplazamientos. Nada que pertenezca a otra persona.                                                                                   |
| **Equipo financiero** (Finance Team)         | Auxiliares contables                       | Todo lo de un Miembro, más revisar gastos de empresa y subir facturas de proveedores. No puede aprobar ni pagar.                                                      |
| **Responsable** (Manager)                    | Jefes de equipo                            | Todo lo de un Miembro, más aprobar y rechazar los informes de su equipo. No puede pagarlos.                                                                           |
| **Administrador financiero** (Finance Admin) | Controllers y responsables financieros     | Aprueba, rechaza y reembolsa informes. Acceso completo a facturas, proveedores, bóveda y casi todos los ajustes. No puede invitar personas ni cambiar la facturación. |
| **Administrador** (Administrator)            | Propietarios y responsables de operaciones | Todo, incluido invitar personas, cambiar roles, la facturación y los ajustes de la empresa.                                                                           |

<Note>
  No existe un rol de Propietario. Todo lo que necesitaría un propietario, incluida la facturación y la capacidad de cambiar los accesos, corresponde al rol **Administrador**.
</Note>

## Aprobar y pagar están separados a propósito

Un Responsable puede aprobar un informe de gastos pero no puede reembolsarlo. Liberar el dinero está reservado a Administradores financieros y Administradores.

Es intencionado. Garantiza que una misma persona no pueda autorizar un gasto y pagarlo, que es el control que buscan la mayoría de los auditores. También explica por qué un Responsable que ya ha aprobado un informe lo sigue viendo: está esperando a finanzas, no a él.

## Por qué su barra lateral es distinta a la de un compañero

La sección de empresa solo aparece si su rol le da acceso a algo dentro de ella. Un Miembro no tiene acceso a nada de eso, así que solo ve Panel, Kilometraje, Gastos e Informes de gastos.

Lo mismo ocurre en los Ajustes. Un Administrador financiero ve Categorías, Departamentos y Empleados. Un Miembro solo ve Vehículos y Delegación, porque esos dos son personales y no de la empresa.

Por eso también la barra lateral puede cambiar al pasar de una empresa a otra: su rol es propio de cada empresa.

## Preguntas frecuentes

<AccordionGroup>
  <Accordion title="No veo Facturas, Proveedores ni Bóveda">
    Esas secciones requieren el rol Administrador financiero o Administrador. Los Responsables y los Miembros no las tienen. Pida acceso a un Administrador.
  </Accordion>

  <Accordion title="He aprobado un informe pero no puedo marcarlo como reembolsado">
    Usted es Responsable. La aprobación y el pago están separados: el informe espera ahora a un Administrador financiero o a un Administrador.
  </Accordion>

  <Accordion title="No puedo invitar a un nuevo miembro">
    Solo los Administradores pueden invitar personas o cambiar roles. Los Administradores financieros no pueden, aunque sí modifiquen casi todos los demás ajustes.
  </Accordion>

  <Accordion title="Soy Administrador financiero y no puedo enviar mi propio informe">
    Es una limitación conocida. Los Administradores financieros pueden aprobar y reembolsar los informes de los demás, pero no pueden enviar ni eliminar los suyos.

    Si sus controllers también deben declarar gastos propios, contacte con el soporte de Smartbills. No lo resuelva convirtiéndolos en Administradores, ya que eso les daría mucho más de lo necesario.
  </Accordion>

  <Accordion title="Alguien tiene que sustituirme mientras estoy fuera">
    Use la delegación en lugar de cambiar su rol. Le permite actuar por usted temporalmente, deja constancia de quién hizo qué, y se deshace fácilmente.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Cambiar el rol de una persona

<Steps>
  <Step title="Abrir los ajustes del equipo">
    Vaya a **Ajustes > Espacio de trabajo > Equipo** (Settings > Workspace > Team).
  </Step>

  <Step title="Elegir la persona y el nuevo rol">
    El cambio surte efecto de inmediato.
  </Step>
</Steps>

Para añadir a alguien, use **Invitar** (Invite) y elija su rol al mismo tiempo. Solo los Administradores pueden hacerlo.

## Véase también

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Añadir un gasto" icon="upload" href="/es/guides/web-app/expenses/upload-expense">
    Subir un recibo o crearlo a mano
  </Card>

  <Card title="Introducción" icon="compass" href="/es/guides/web-app/overview">
    Cómo encaja todo
  </Card>
</CardGroup>